Agent D'accueil

Au sein de la Direction de l’Administration d’Espace Solidarité et rattaché(e) aux Services Généraux, l’Agent d’accueil H/F renseigne, accueille et oriente les personnes à l’espace « Accueil » de l’Association Nationale et/ou au standard téléphonique de la structure.

**L’Agent d’accueil H/F aura pour missions principales de**:

- Assurer un accueil physique : faire preuve d'attention et d'écoute vis-à-vis des personnes accueillies, fournir des réponses aux questions, guider les visiteurs vers le service adéquat ;
- Contrôler l’accès des personnes et pour les prestataires extérieurs, veiller à leur circulation au sein des locaux (identification visuelle, badge,) ;
- Assurer un accueil téléphonique : accueillir et identifier son correspondant, orienter vers l’interlocuteur adéquat, faire patienter ou gérer la saturation des postes, noter le message à transmette et le cas échéant réorienter son interlocuteur vers le bon service, répondre aux demandes de renseignements extérieurs ;
- Réaliser des tâches courantes de classement, d’enregistrement et de suivi en utilisant les outils informatiques et les registres dédiés (cahier des rendez-vous, registre de sécurité, cahier des livraisons,...) ;
- Gérer la réservation des salles de réunions : mise à jour du planning dédié, confirmation de la disponibilité de la salle ou proposition d’alternative ;
- Gestion de la réservation des véhicules : étude de la demande, vérification de la disponibilité du véhicule et validation finale auprès de la Responsable des Services Généraux ;
- Appui dans la préparation des salles de réunion : préparation des boissons chaudes, eau, gobelets, etc. ; mise en place et rangement des salles après réunions ;
- Faire appel aux services techniques spécialisés en cas d’anomalie ou de panne (ascenseur, électricité, alarme,) ;
- Accompagner les salariés lors des exercices d’évacuation ou en cas d’alarme dans le respect des procédures en vigueur ;
- Appui dans l’utilisation de la solution téléphonique « Teaming » : création de ligne, répondre aux demandes de renseignement, dans l’éventualité de dysfonctionnement non résolu relayer la demande aux prestataires ;
- Gestion des consommables informatiques : souris, clavier, écran (gestion des stocks et suivi des remises de matériels ;
- Gestion des cartes de visite : création, contrôle, validation par DAES, livraison.

**L’Agent d’accueil H/F contribuera ponctuellement à**:

- Assurer des réservations d’hébergements et de transports (train, avion, véhicule de location) en lien avec les prestataires partenaires ;
- Réceptionner les dons matériels : tri, conditionnement dans les sacs dédiés ;
- Réceptionner, préparer et/ou envoyer les courriers, plis et colis suivant la procédure en vigueur ;
- Participation aux mises sous pli et affichage lors des appels à dons ;
- Commande de plateaux repas, buffet traiteur, gestion des cartes du restaurant interentreprises.

**Compétences et savoirs faire opérationnels**
- Excellent relationnel
- Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues
- Savoir rendre compte de manière régulière
- Avoir le souci constant d’un fonctionnement optimal d’espace solidarité

**Connaissances**
- Bonne connaissance de l’organisation interne et de ses procédures
- Maitriser les règles et consignes de sécurité
- Maîtrise du Pack Office (Excel et Word notamment)
- La pratique de l’anglais serait un plus

**Profil demandé**
- Formation : niveau CAP/BEP dans le secteur des services, de l'assistanat d'entreprise, de l'accueil;
- Intérêt et motivation à travailler dans le milieu associatif ;
- Expérience professionnelle : au moins un an sur un poste similaire ;
**Qualités requises**:

- Qualité d’expression orale et bonne capacité d’expression écrite ;
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Sens de la discrétion et du service ;
- Esprit d’équipe (travail en binôme) ;
- Adaptabilité ;
- Capacité à travailler dans une équipe plurielle (salariés et bénévoles)

**Poste disponible immédiatement**
**Lieu de travail : Association nationale - Paris**
**Type de contrat : CDI - 39h/semaine + RTT**
**Travail occasionnel le samedi sur la base d'un planning défini à l'avance**
**Salaire mensuel brut : 2 303,40 euros sur 13 mois (soit un salaire annuel brut de 29 944,20 euros)**

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 2 303,40€ par mois

Programmation:

- Disponible le week-end
- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : In person