Assistant Administratif

**DÉFINITION DU POSTE**

Il ou elle assiste, en liaison directe, le Responsable du Service:
Ces missions couvrent 5 domaines:

- Assure l’organisation et le fonctionnement du Service Proximité.
- Procède à l’élaboration des tableaux de bords décisionnels ainsi que le reporting des indicateurs du Service Proximité (Infocentre, GRC, Suivi affaires et BT, analytique des budgets du service)
- Assure l’assistance du Responsable de Sites.
- Effectue les tâches administratives liées au bon fonctionnement du service.
- Participe aux réunions avec les services de police, associations des locataires.

**MISSIONS PRINCIPALES**
- Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, gestion des agendas et assistance du Responsable de service et des Responsables de sites.
- Assurer la gestion courante du personnel de proximité (gestion des remplacements des gardiens et agents d’entretien, suivis des congés, transmission des documents administratifs).
- Rédaction, édition et diffusion des informations à destination des habitants pour distribution par les gardiens et pour affichage.
- Traitement des courriers et documents divers, création et mise à jour des modèles.
- Organisation et rédaction des comptes rendus de réunions.
- Rédaction des éléments du ou des rapport(s) d’activité relatif(s) au service en lien avec le Responsable de service.
- Commande et suivi budgétaire (traitement des factures) des fournitures de fonctionnement propre au service (consommables - ampoules-balais - produits de lavage - désinfection - entretien des machines mises à disposition - jet haute pression - souffleuse - vélos - habillement )
- Assure la gestion et le suivi des conventions avec les communes extérieures
- Suivi des troubles de voisinage jusqu’au passage des dossiers en contentieux : réception des plaintes, accueil des personnes, enregistrement des affaires dans la GRC, courrier, prise de rendez-vous, constitution du dossier administratif pour suivi et transfert (LRAR, dépôt de plainte, mains courantes, comptes rendus de réunion )
- Suivi des interventions contractuelles des marchés d’entretien.
- Suivi du dispositif de contrôle propreté : tableau de suivi, signalement des anomalies en lien avec le

Responsable de sites, courriers aux prestataires.
- Gestion des badges locataires fournisseurs et des collaborateurs (commande, encodage)
- Gestion des véhicules en stationnement illicite ou ventouse (identification du propriétaire, courrier, autorisation d’enlèvement)
- Suivi mensuel des budgets.
- Suivi des dossiers sinistres DDE.
- Contribution en lien avec le Responsable du Service à l’établissement et au suivi des procédures au sein du service.
- Des missions complémentaires peuvent être demandées par le responsable de service, ou un responsable hiérarchique habilité._
- NIVEAU DE FORMATION OU EXPÉRIENCE REQUISE _

BTS Assistant(e) Manager, BTS Assistant(e) de gestion PME/PMI, BTS profession immobilièreou expérience professionnelle équivalente.
Permis de conduire.

**ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL**

Bureau affecté dans bâtiments administratif.

**COMPÉTENCES TECHNIQUES REQUISES**
- Maitrise des outils informatiques indispensable (Word, Excel, Outlook, Aravis).
- Excellente orthographe et rédaction.

**AUTRES COMPÉTENCES LIEES AU POSTE**
- Sens du service rendu et esprit d'entreprise.
- Sensibilité à la Qualité de service.
- Rigueur et qualité dans la présentation des documents (charte graphique)

**APTITUDES INTELLECTUELLES (autonomie, compréhension)**
- Bonne culture générale.
- Bonne élocution.
- Sens de l’organisation.
- Rigueur.
- Autonomie.
- Sens du contact et empathie.

**AUTRES APTITUDES LIÉES A LA FONCTION**
- Travail en équipe.
- Aisance relationnelle.
- Bonne présentation.
- Discrétion.

**LEXIQUE**
- _GRC : _Gestion Relation Client
- GE : Gros Entretien
- DDE : D _égât des Eaux_

**REMUNERATION**

Salaire entre 1 900.00 € et 2 200.00 € Brut sur 13 mois.

**CANDIDATURE**

Envoyer CV et lettre de motivation:
SEM 4V
Service Ressources Humaines
417 avenue perrier de la Bâthie
73400 UGINE

Type d'emploi : CDI

Salaire : 1 900,00€ à 2 200,00€ par mois

Avantages:

- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)