Secrétaire Polyvalent(E)

il y a 2 jours

Montpellier, France Clean More Temps plein

Intitulé du poste : Secrétaire Polyvalente / Assistante Administrative

Lieu de travail : Montpellier

Missions principales:
Le/la secrétaire polyvalent(e) assure la gestion administrative, commerciale et comptable courante de l’entreprise. Elle constitue un maillon essentiel entre la direction, les agents de terrain, les clients et les fournisseurs.

Responsabilités et tâches:
1. Gestion administrative
- Accueillir les clients, fournisseurs et visiteurs (physiquement et par téléphone).
- Rédiger des courriers, devis, contrats, bons de commande et factures.
- Tenir à jour les dossiers du personnel (contrats, congés, absences, visites médicales, etc.).
- Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents administratifs.
- Gérer le planning des interventions et la répartition des équipes sur les chantiers.
- Préparer les dossiers pour les appels d’offres publics et privés.

2. Gestion comptable de base
- Enregistrer les factures clients et fournisseurs.
- Faire le suivi des paiements et des relances clients.
- Préparer les éléments comptables pour le cabinet comptable (TVA, salaires, charges, etc.).
- Gérer la petite caisse et les notes de frais.

3. Suivi commercial et relation client
- Réceptionner et traiter les demandes de devis.
- Assurer le suivi des devis jusqu’à la facturation.
- Maintenir une bonne relation avec les clients et gérer les réclamations.
- Participer à la fidélisation de la clientèle et au développement commercial.

4. Gestion du personnel et de la logistique
- Participer au recrutement des agents de propreté (diffusion d’annonces, convocation, etc.).
- Organiser les plannings et les remplacements.
- Suivre les pointages, heures effectuées et préparation des paies.
- Gérer les stocks de produits d’entretien, tenues de travail et matériel.
- Passer les commandes auprès des fournisseurs.

Compétences requises:

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.).
- Bonne expression écrite et orale.
- Organisation, rigueur et sens des priorités.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Polyvalence et réactivité.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Connaissance du secteur du nettoyage (un atout).

Formation et expérience:

- Niveau Bac à Bac +2 (secrétariat, assistanat de gestion, comptabilité ou équivalent).
- Expérience souhaitée dans une PME, idéalement dans le secteur du nettoyage ou des services.

Conditions de travail:

- Contrat : CDI / CDD selon profil
- Temps de travail : Temps plein ou partiel
- Horaires : Variables selon les besoins de l’entreprise
- Rémunération : Selon profil et expérience.

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 12,47€ à 16,10€ par heure

Nombre d'heures : 25 par semaine

Lieu du poste : En présentiel

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