Gestionnaire Administratif

**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**:
Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France

Finalité du poste / Contexte:
Coordination des activités du Conseil du Léman, animation et suivi de tous les dossiers associés (50%) Assurer, en lien avec les élus référents et l'adjointe au chef de service en charge des relations franco-suisses, une coordination globale des instances politiques et techniques du Conseil du Léman sur la base de positionnements validés par l'exécutif départemental (Secrétariat Général et Groupes Techniques) Préparer les notes nécessaires pour les élus participants aux instances politiques, organiser les suites à donner aux séances Participer à l'animation technique et à la mise en œuvre d'actions thématiques décidées par les instances transfrontalières en lien avec les services du Département Coordonner et assurer l'organisation de la Commission Jeunesse Lémanique et Culture du CDL présidée par le CD74 : suivi des dossiers en concertation avec les partenaires institutionnels, présentation des instructions à la commission, élaboration de l'ordre du jour, du dossier de séance, rédaction des compte-rendus. Assurer l'animation du groupe Culture du Conseil du Léman présidé par le CD74 : élaboration de l'ordre du jour, instruction des dossiers déposés, gestion des projets cofinancés, proposition et suivi d'appel à projet, constitution de dossiers de séance, rédaction des comptes-rendus, animation des réunions. Contribuer le cas échéant aux projets européens relevant de ce périmètre dans lequel le Département est impliqué Proposer et mettre en œuvre les actions de communication du CDL Suivi de la subvention globale du Fonds social européen en lien avec la chargée de mission dédiée au sein de la direction du développement et de l'inclusion sociale (20%) Veiller à la bonne utilisation des crédits européens alloués au Département et au respect de la séparation fonctionnelle Assurer l'interface avec les services de la DIRECCTE Instruire les demandes d'assistance technique Suivi du programme régional FEDER (20%) : Représenter le Département au niveau technique dans les instances de suivi, de programmation et d'évaluation du programme (préparation politique et technique des comités du programme - notes et informations aux élus). Entretenir des relations fortes avec les services de la Région Auvergne Rhône Alpes, autorité de gestion du programme Identifier les projets du Département susceptibles d'émarger au programme FEDER dans une logique de culture recettes Aider au montage et assurer le suivi administratif et financier des projets du Département, en lien avec la chargée du suivi administratif, financier et culture recettes. Assurer l'animation territoriale : information, aide au montage et à la mise en œuvre des projets européens du territoire. Activités transversales (10 %): Assurer une veille stratégique transversale sur les questions transfrontalières et européennes. Représenter le Département au sein des réseaux nationaux et européens Réaliser des tâches de communication : participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de la Semaine de l'Europe, évènement d'information / de sensibilisation à l'UE. Réaliser des tâches administratives courantes (délibérations, commissions thématiques, courriers, rapport d'activité, procès-verbaux, budget, etc...).

**Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez**:
Instruction administrative et technique des dossiers
- Conduire une analyse technique des dossiers de demande et synthétiser les avis recueillis
- Contrôler les pièces constitutives d'un dossier(éligibilité, conformité, etc.)
- Consulter les autres services et recueillir leurs avis
- Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
- Rédiger des courriers, notes et compte-rendu
- Rédiger, formaliser les documents administratifs en vue de la présentation des dossiers en instance
- Rédiger des décisions ou des délibérations

Secrétariat
- Accueil physique et téléphonique
- Réceptionner et vérifier le courrier de la Direction en lien avec la mise en place de Gestion Electronique du Courrier (départ/arrivée), notes de services, délibérations
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données
- Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
- Contrôler le respect des obligations réglementaires
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédu