Secrétaire Du Département Des Ressources

**À propos de nous**:
**Le Centre Hospitalier de Grasse recherche un(e) secrétaire du département des ressources opérationnelles (services techniques, sécurité, logistique, biomédical, informatique).**

**Grade **:Adjoint administratif

**Fonction** : secrétariat et accueil

**Le Centre Hospitalier de Grasse** est un établissement public important de santé sur le territoire des Alpes-Maritimes et est idéalement situé en accès direct de la pénétrante Cannes-Grasse. Il est composé de **3 sites hospitaliers** qui permettent une gestion de proximité. Il possède une capacité d’accueil de **545 lits** et emploie près de **1 500 personnes.** De nombreux avantages pour les hospitaliers : places en crèche, logements, salle de sport, actions gratuites de bien-être, cadre de vie favorable.

**Mission**:
**Missions**:

- Organiser le traitement et la circulation de l’information pour le département (appels téléphoniques, courriers, dossiers, archives)
- Organiser la gestion logistique du département (déplacements, réservations, réunions, agendas, formation)
- Rédaction et mise à jour des procédures administratives, et techniques (GED)
- Administration des documents ENNOV (événements indésirables) en lien avec l’ONVS, GED (Gestion documentaire), et suivi documentaire
- Collecte et administration d'informations et de données pour différentes enquêtes, conventions, dossiers, subventionsliées à l'activité du département
- Suivi des calendriers des dossiers en cours (rappels, et relance des relations externes et services internes )
- Coordination et suivi des recrutements Département // DRH
- Suivi des avis de grève, gestion des assignations et retour DRH
- Organisation des rendez-vous des notations et liaison DRH
- Préparation et suivi du plan de formation des agents du département, planification des formations des agents du département // DRH
- Suivi et instruction des déclarations d’assurances DB ; BM et Véhicules
- Mise à jour du classeur « Plan Blanc », hotline (suivi et mise à jour de l’annuaire)
- Création de badge en renfort des équipes
- Mise à jour et suivi du Registre des déchets
- Mise à jour et suivi des locations VAE
- Aide à la gestion des petits achats en renfort des agents
- Binôme de l’adjoint administratif du département (remplacement ponctuel dans les fonctions) comprenant commandes, enregistrements, liquidation,
- Mise à jour de l’annuaire téléphonique & Gestion des demandes 1er niveau
- Intégration des procédures, calendriers, annuaires ( ) administratifs dans SP
- Participation aux réunions pour rédaction des comptes-rendus
- Suivi de l’archivage des documents (dématérialisé, et papier)

**Activités**:

- Accueil des personnes et accueil téléphonique
- Suivi du plan de classement, d’archivage, système de gestion documentaire
- Gestion des informations (orales, papiers, courriers, documents)
- Gestion des réservations (agendas, salles, véhicules)
- Organisation des réunions
- Rédaction et mise en forme des courriers, notes, rapports
- Préparation et suivi du plan de formation
- Instruction de dossiers d’autorisation
- Suivi administratif du dossier amiante

**Profil**:
**TITRES, DIPLÔMES OU NIVEAU** : Bac Pro - BTS Secrétariat ou expérience d’au moins 5 ans dans fonction similaire

**CONNAISSANCES GÉNÉRALES**:

- Règles générales de la comptabilité publique
- Règles générales de la commande publique
- Organisation administrative des EPS et de l’établissement en particulier

**CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES**:

- Techniques de secrétariat et bureautique
- Outils bureautiques généraux : Word - Excel - Power Point - Outlook
- Outils bureautiques spécifiques en usage dans le département selon la fonction exercée

**QUALITÉS PROFESSIONNELLES** : Discrétion, ordre et méthode, esprit d’équipe, polyvalence, esprit d’initiative, capacité d’adaptation, bonne capacité rédactionnelle

**Horaires**: Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30