Assistante ou Assistant Administratif Et Financier

**Identification du poste**

**Référence |** 24/046/P

**Catégorie ** Corps |Catégorie B - Secrétaire administratif ou équivalent

**Emploi type |** assistant administratif et financier

**Quotité |** 100%

**Voie de recrutement |** Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

**Positionnement hiérarchique ** Rattachement |Sous l’autorité de la cheffe de département

**Autonomie et niveau de responsabilité |** Niveau d’autonomie : 3/4 -Niveau de responsabilité: 2/4

**Groupe Rifseep | **3

**Taille de l’équipe |** 15 personnes

**Affectation |** Département de la formation continue

**Localisation |** INSP, 2 avenue de l’Observatoire, 75006 Paris, avec déplacements occasionnels à Strasbourg

**Description du poste**
**Contexte**

L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.

**La direction de la formation initiale et continue** a la responsabilité de la définition et de la mise en œuvre de la stratégie de l’INSP en matière de recrutement des futurs administrateurs de l’Etat, de leur formation en vue de leur première prise de poste et tout au long de leur carrière à travers son offre de formation continue.

**Le département de la formation continue** déploie une offre de formation à destination prioritairement de l’encadrement supérieur de la fonction publique, offre à caractère interministériel conçue en lien avec d’autres écoles de service public, des services ministériels de formation et des organismes en charge de formation continue. L’offre de formation comprend également la mise en œuvre d’actions de formation à caractère réglementaire et/ou statutaire, ainsi que des actions de formation conçues sur mesure à la demande de prescripteurs, publics et privés.

**Missions**
- Faciliter et optimiser la gestion administrative et financière de l’activité du département de la formation continue (organiser, gérer, coordonner et assurer le suivi des activités), en lien avec la chargée administrative et financière.
- Assurer un rôle d’interface entre le département et les services de l’Institut et les partenaires extérieurs
- Appuyer ponctuellement l’équipe des responsables et assitant.e.s de formation dans l’organisation et la mise en œuvre de certaines formations et certains évènements (par ex : journées de la formation continue)

**Activités principales**

**Gestion administrative et financière du département**:

- Suivi budgétaire
- Centralisation des devis et des conventions d’intervenants
- Suivi de la gestion de la rémunération des intervenants et prestataires : traitement des fiches de renseignement, relance des intervenants
- Suivi de la gestion des dépenses (bons de commande, saisie des services faits, vérification des états de frais et des factures), en lien avec les assistantes de formation et les conseillers pédagogiques
- Suivi des recettes et émission de factures, en lien avec le Service des Ressources Humaines et du Pilotage Financier et l’Agence Comptable
- Gestion des notes de frais
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, formations des équipes etc.)
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) en lien avec la référente archives du département
- Créer et actualiser des bases de données
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting )
- Appuyer ponctuellement les responsables et assistant.e.s de formation dans l’organisation, la recherche de salles et la mise en œuvre de certaines formations et événements (journées de la formation continue, rencontres du réseau des organismes de formation, etc.)
- Gérer l’agenda de la cheffe de département et de son adjoint : planification, prise de rendez-vous et organisation logistique des réunions
- Préparer et contrôler des commandes adressées aux cadres du département (recueil d’éléments, suivi des demandes faites aux cadres du département pour la constitution des dossiers, mise en forme des fonds de dossiers)
- Réceptionner et trier le courrier du département
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Suivre les congés et les absences des agents du département
- Organiser l’accueil des nouveaux arrivants

**Conditions d’exercice**
**Moyens mis à disposition**