Assistant Polyvalent

il y a 7 jours

Cergy, France Conseil Départemental du Val d’Oise Temps plein

L’assistant polyvalent est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente aux chefs de service en matière d’organisation professionnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que l’assistant de Direction.

**Mission**
Organiser la vie professionnelle des chefs de service et Responsables de pôle de la Direction
- Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
- Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus (ou relevés de décisions)
- Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
- Constituer des dossiers en amont de réunions

Assurer l’accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
- Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas ) selon la charte du Département
- Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires
- Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
- Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)

Suivre les projets et activités transversales de la Direction
- Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier
- Suivre quotidiennement la boîte mail générique de la Direction
- Gérer les demandes diverses (besoins en fournitures administratives, renseignements...)
- Gérer les demandes de réservation de salles
- Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait)
- Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
- Mettre à jour les procédures des assistants
- Apporter un renfort ponctuel sur des tâches ou dossiers spécifiques des services métiers de la Direction, selon la charge de travail et les urgences.

**Profil**
- Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT, )
- Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps
- Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité
- Anticiper les demandes
- Sens de l’organisation et capacité à gérer les urgences
- Dynamisme et prise d’initiative
- Curiosité intellectuelle
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel

Connaissances:

- L’organisation de la collectivité
- Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
- Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
- Parapheur électronique iXbus

  • Assistant(E) Administratif Polyvalent(E)

    il y a 5 jours

    Cergy, France Samsic Emploi - Cergy Temps plein

    Notre client recrute dans le cadre de son développement **un(e) ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT H/F** **Vos missions seront les suivantes**: - Valider et contrôler les facture - Réaliser la gestion administrative ( courrier, mail, rédaction compte rendu,...) - Concevoir un tableau de bord - Accueil téléphonique si nécessaire - Liste non...

  • Assistant(E) Commercial(E) Polyvalent(E)

    il y a 6 heures

    Cergy, France GSF Propreté et Services Temps plein

    **Description de l'entreprise**: Groupe Indépendant Français de services aux entreprises, acteur de référence dans son secteur d'activité, GSF a bâti son développement sur la qualité de sa relation client et sur l"excellence de ses prestations. Avec plus de 150 Etablissements en France ainsi qu'à l'international (Canada, USA, Grande-Bretagne...),...

  • Assistant-e de Gestion Polyvalent

    il y a 5 jours

    Cergy, France ENSEA Temps plein

    **À propos de nous**: Fondée en 1952, l’ENSEA est une école publique d’excellence qui forme des ingénieurs généralistes, reconnus dans le monde industriel et à l’international. Située aux portes de Paris, l’école s’est bâtie sur 3 piliers fondamentaux expertise, inclusivité et durabilité, qui sont au cœur de ses activités de...

  • Assistant de Gestion

    il y a 5 heures

    Cergy, France Prévention du Patrimoine Français Temps plein

    **Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) assistant(e) de gestion.** Vos principaux champs d'action centrés sur le service visent à soutenir quotidiennement l'équipe commerciale au travers des tâches détaillées ci-dessous: **Administration des ventes**: - Vérification et saisie de bon de commande dans un tableur - Emission et...

  • Assistant(E) Administrative Polyvalente Btp

    il y a 5 jours

    Cergy, France SECAL Temps plein

    Vous souhaitez évoluer au cœur d’une entreprise à taille humaine et en constante évolution ? Alors, rejoignez-nous ! La Société SECAL, spécialisée dans l’électricité générale et la création d’ambiances lumineuses est basée à Cergy (95). Entreprise en développement et en croissance, nous recrutons un(e): **Assistant(e) Administrative...

  • Assistant Commercial Bilingue

    il y a 3 heures

    Cergy, France GIF Emploi Temps plein

    **Description du poste**: GIF 3, spécialiste depuis plus de 50 ans dans la délégation de personnel techniques recherche pour une société de 30 personnes, spécialisée dans la conception d’équipement pour l’industrie, un Assistant bilingue Anglais H/F. Vous assistez le PDG dans la gestion administrative des appels d’offre ainsi que dans la mise...

  • Assistant de Gestion

    il y a 1 semaine

    Cergy, France Prévention du Patrimoine Français Temps plein

    **Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) assistant(e) de gestion.** Vos principaux champs d'action centrés sur le service visent à soutenir quotidiennement l'équipe commerciale au travers des tâches détaillées ci-dessous: **Administration des ventes**: - Vérification et saisie de bon de commande dans un tableur - Emission et...

  • Assistant Paie Et Facturation

    il y a 1 semaine

    Cergy, France TRIANGLE SOLUTIONS RH Temps plein

    Avec plus de 250 agences d’emploi en France et en en Europe, ainsi que de nombreux projets de développement en cours, Triangle Solutions RH ne cesse de s’agrandir ! Nous recherchons activement un(e) Assistant(e) Paie & Facturation, afin de rejoindre notre Centre de Gestion basé à Cergy (95). Vous cherchez une entreprise qui vous permette de...

  • Assistant Paie Et Facturation

    il y a 2 jours

    Cergy, France TRIANGLE SOLUTIONS RH Temps plein

    Avec plus de 250 agences d’emploi en France et en en Europe, ainsi que de nombreux projets de développement en cours, Triangle Solutions RH ne cesse de s’agrandir ! Nous recherchons activement un(e) Assistant(e) Paie & Facturation, afin de rejoindre notre Centre de Gestion basé à Cergy (95). Vous cherchez une entreprise qui vous permette de...

  • Assistant Direction

    il y a 3 heures

    Cergy, France GROUPE PIMENT Temps plein

    **Présentation de la société**: Le Groupe PIMENT et ses marques spécialisées OPTIMA et KUBIC vous accompagnent tout au long de votre évolution professionnelle, en vous proposant des contrats en intérim, CDD, CDI, assistance technique, freelance dans de nombreux secteurs d’activité. Nous apportons une vision et des méthodes de recrutement...