Assistant(E) Medico-administratif

**Secrétaire Médico-Administratif(ve) - CDD 3 mois renouvelable**

**Lieu : IME Horizons - Montreuil (93)**
**Contrat : CDD 3 mois - Temps plein**

**Rejoignez une équipe engagée pour l’accompagnement des enfants et familles **

L’Institut Médico-Éducatif Horizons accueille des enfants et adolescents en situation de handicap et met en œuvre des projets éducatifs et thérapeutiques personnalisés.
Nous recherchons **un(e) Secrétaire Médico-Administratif(ve)** pour assurer un rôle clé d’interface entre les familles, l’équipe pluridisciplinaire et la direction.

**Vos missions au quotidien**
- **Accueil & Communication**:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique des familles, enfants accompagnés et partenaires.
- Faciliter les échanges entre les membres de l'équipe de l'IME, les familles et les intervenants extérieurs.
- Gérer la boîte mail et orienter les demandes.
- Accueil de nouveaux arrivants en lien avec la cadre pour remise des documents d’accueil et clés si besoin
- **Gestion administrative**:

- Préparer et gérer les documents administratifs de l’IME (commissions d’admission, contrats de séjour, avenants, documents réglementaires, protocoles), et de nouvelles admissions (constitution d’un dossier, saisie des informations, réception des autorisations,)
- Tenir à jour les tableaux de bord de présence et d'absence, établir mensuellement le taux d'occupation de l'IME
- Suivre les dossiers sur **ViaTrajectoire** et mettre à jour les données sur la base de données communes.
- Saisir les informations sur le logiciel **Resid ESMS**,
- Informer le service des frais de séjours des présences des enfants
- Mise à jour des outils en lien avec la restauration pour les repas des enfants (en cas d’absence, modification régime alimentaire, allergie ) sur l’outil dédié EPSVE « Winrest » en lien avec la cadre et l’infirmerie
- Gérer le courrier (saisie, envoi, classement) et les fournitures de bureau.
- Réaliser les commandes de matériels d'activités thérapeutiques
- Gérer la réservation et l'utilisation des véhicules de service de l'IME
- Planifier les RDV avec les professionnels, familles, les interprètes notamment dans le cadre de consultations ou de signature de documents réglementaires ( ex. PAI)
- Coordonner l'organisation des réunions et veiller à la mise en place des salles
- Diffuser en lien avec la direction des notes d’informations internes et des notes de service
- Gestion des archives
- Organiser les rendez-vous de la direction et de l’encadrement et participer à la rédaction des comptes rendus.
- Appui à la direction et l’encadrement dans le cadre du suivi de service fait des prestataires intervenants auprès de l’IME
- **Participation institutionnelle**:

- Participer aux projets de service et institutionnels (réunion encadrement/pôle administratif, CVS, réunions générales, réunion de synthèse hebdomadaire, groupes de travail).
- Contribuer à la démarche qualité et à la mise à jour des tableaux de bord (ANAP), et enquête SERAPHIN PH.

**Profil recherché**
- **Diplôme** : Bac SMS ou Diplôme de Secrétariat Médico-Social.
- **Compétences** : maîtrise du Pack Office, connaissance des logiciels métiers (Winrest, ViaTrajectoire ), sens de l’organisation et du relationnel.
- **Qualités** : rigueur, discrétion, réactivité, capacité à travailler en équipe.
- **Expérience** en milieu médico-social appréciée.

**Ce que nous offrons**

Une mission porteuse de sens au sein d’une équipe dynamique et bienveillante
Un environnement stimulant, au cœur des projets éducatifs et thérapeutiques
Possibilité de travailler certains samedis et soirées (occasionnel)

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Rémunération : 2 000,00€ à 2 500,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Lieu du poste : En présentiel