Agent D’accueil

Cadre d’emplois des adjoints administratifs - catégorie C

Titulaire ou à défaut contractuel

L’Hôtel de Ville de Beauvais recherche son agent-e d’accueil.

Missions principales
- Accueillez, orientez, renseignez et guidez les usagers auprès de tous services, annexes, établissements publics et privés confondus, en lien avec votre binôme ;
- Ouvrez et fermez les portes de la mairie aux horaires prévus et assurez en binôme la permanence d’accueil du service à la population des mardis et jeudis midi ;
- Veillez à la bonne organisation de l’accueil ;
- Renseignez les usagers sur les démarches relatives aux cartes d’identité et passeports et assurez un renfort au service en cas de forte influence en préparant les dossiers ;
- Assurez le traitement administratif de dossiers (mails, rendez-vous et manifestations, dossier partagé, courriers réceptionnés à l’accueil) et participez aux réunions de service ;
- Gérez le planning de réservation des ressources (salles, voitures de service, vélos ) et remontez les problématiques relatives aux voitures au garage du centre technique municipal ;
- Veillez à anticiper un éventuel gardiennage ;
- Transmettez les informations avec rigueur ;
- Réceptionnez les dossiers et compléments de dossiers pour le PACS et mariages et assurez-en la transmission au service concerné en suivant la procédure ;
- Veillez à tout changement concernant les permanences du Maire et des élu-e-s ;
- Tenez-vous informé-e des nouveautés législatives ;
- Gérez les appels téléphoniques internes (redirigez et renseignez les interlocuteurs-trices) ;
- Mettez en place et suivez l’affichage dans le hall et le sas de l’Hôtel de Ville ;
- Remettez aux usagers des arrêtés et courriers déposés à l’accueil à leur attention ;
- Transmettez les objets trouvés à la police municipale par le biais de la navette interne ;
- Vérifiez le bon fonctionnement du défibrillateur et remontez-en le moindre dysfonctionnement au responsable, et appliquez les consignes de sécurité ;
- Faites la passation des consignes au (à la) gardien-ne du soir ;
- Assurez la gestion administrative des actes reçus par courrier et déposés par l’état civil.

**Ponctuellement**:

- Accueillez les personnes malvoyantes et remettez-leur les télécommandes Okeenea pour les feux tricolores ;
- Représentez la collectivité aux diverses manifestations de la Ville ;
- Participez à l’archivage ;
- Contactez les différents intervenants pour prévenir des pannes survenues (ascenseurs, distributeurs de boissons) et assurez-en l’information et l’affichage au public.

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Profil

- Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes ponctuel-le ;
- Vos capacités rédactionnelles sont indispensables ;
- Courtois-e, vous avez le sens de l’accueil et du service public et savez aller au-devant du public ;
- Serviable, empathique, dévoué-e, dynamique et souriant-e, vous êtes reconnu-e pour votre aisance relationnelle, votre tact, votre diplomatie et votre discrétion ;
- Vous savez faire preuve d’écoute et de self-contrôle, savez gérer le stress et l’agressivité ;
- L’esprit d’équipe est important pour vous et vous portez intérêt à l’organisation du service ;
- Vous savez faire preuve d’autonomie et prioriser les tâches.

Conditions de travail

37h hebdomadaires, travail du lundi au vendredi, 12 jours de RTT annuels ;
Primes annuelles, participation à la mutuelle, carte titres restaurant, COS, aide à la mobilité douce.

Contact

Renseignements complémentaires auprès de Fabrice Luginbuhl au 03 44 79 40 25.

Comment postuler