Assistant(E) Pédagogique

**Entreprise**:
Le groupe AD Education, présent dans 10 pays en Europe, regroupe 20 établissements réunis autour de valeurs fortes liées à la transmission des savoirs, des savoir-faire et des savoirs-être.
La diversité de nos écoles et de leurs enseignements, nous permettent de former chaque année plus de 30 000 étudiants avec un seul objectif : les accompagner vers une insertion professionnelle réussie en faisant d’eux des acteurs du changement.
Nous proposons des formations d’excellence, en initial ou en alternance, dans les domaines du design, audiovisuel, animation & jeu vidéo, culture et luxe, communication, marketing et digital.

**Descriptif du poste**:
Pour renforcer l’équipe Pédagogique d'une de nos écoles du groupe AD, nous recherchons notre futur(e) assistant(e) pédagogique, vous serez l'un des relais des apprenants en les accompagnant tout au long de leur formation.

Vos missions principales seront les suivantes:
**1. Organisation administrative et logistique des temps forts de l’année scolaire**: prérentrées, rentrées, élection des délégués, comités pédagogiques, conseils de classe, conseils de discipline, sessions d’examen et soutenances, rattrapages, jurys de certification, remise des diplômes, etc.:

- Planification
- Convocation et accueil des participants
- Communication de documents administratifs et pédagogiques : calendriers annuels, règlements intérieurs, attestations de scolarité, enquêtes de satisfaction, etc.
- Vérification de tous les fichiers administratifs et croisement des différentes bases de données (dossiers étudiants ; ERP école )
- Vérification et mise à jour des listings ;
- Rédaction de comptes rendu, mise à jour de bases de données et tableaux de bord, feuilles d’émargement, etc.

**2. Suivi logistique et administratif de la scolarité des étudiants**:

- Traitement quotidien des réclamations, demandes et dysfonctionnements:

- Traitement des mails et appels téléphoniques ;
- Gestion des problèmes de connexions, problèmes de salles, absence d’un intervenant, etc.
- Organisation de rendez-vous avec le responsable pédagogique et/ou la direction pour les cas particuliers nécessitant une adaptation de la scolarité, etc.
- Suivi des absences/présences des étudiants en cours:

- Contrôle de l’émargement (via EDUSIGN) ;
- Saisi et enregistrement des justificatifs d’absences ;
- Edition et envoi du récapitulatif d’absences au responsable pédagogique toutes les semaines ;
- Convocation des étudiants pour absentéisme, etc.
- Saisie des notes, édition et envoi des bulletins aux étudiants (via Hyperplanning) ;
- Mise à jour des tableaux de bords, bases de données et tableaux de suivi des étudiants (intranet) ;
- Mise à jour et ajustement de la planification (via Hyperplanning) ;
- Organisation logistique des animations pédagogiques (séminaires, workshops, conférences, etc.) ;
- Instauration d’une communication régulière auprès des étudiants : annulation/report de cours, rappel des règles de l’établissement, rappel des conférences, etc.

**3. Gestion des ressources pédagogiques**:

- Récupération, mise en ligne et archivage des syllabus, supports de cours, guide pédagogiques, guide méthodologique ;
- Suivi des supports mis en ligne par les intervenants et des livrables des étudiants sur les plateformes collaboratives type Teams (mémoires, projets professionnels, etc.) ;

**4. Accueil et accompagnement des intervenants**:

- Accueil des nouveaux intervenants
- Accompagnement des intervenants à la prise en main des nouveaux outils et au respect des procédures internes (process qualité notamment) ;
- Relances et rappels divers (rappel de cours, envoi des notes, syllabus, etc.)
- Assurer une permanence à l’accueil
- Assurer des surveillances d’examens
- Participation à la promotion et au rayonnement de l’école : participation au salons, journées portes ouvertes, afterworks, etc.

**Personnalité**:
**Profil**:

- Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des procédures
- Maîtrise des outils bureautiques et pédagogiques
- Sens du contact et de l’écoute
- Réactivité, capacité d’adaptation
- Gestion des urgences et crises éventuelles
- Gestion des priorité et respect des délais
- Sens de la diplomatie et capacité à faire preuve d’autorité dans les cas qui le nécessitent.