Secrétaire de Département

Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
C - Tous C
- Durée du contrat:
1 an renouvelable
- Localisation:
IUT1 Grenoble IUT1 Administration
151 Rue de la papeterie
38610 Gières

Présentation de la structure

Au sein de l’Université Grenoble Alpes, l’IUT1 accueille plus de 2200 étudiants en cursus de Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) et Licence Professionnelle, avec le concours de 220 enseignants-chercheurs et enseignants, 500 vacataires d’enseignement et 100 personnels administratifs et techniques. Il est composé de huit services supports et de huit départements d’enseignement regroupés sur trois sites, dont un département Métiers de la Transition et de l’Efficacité Énergétiques (MT2E), où s’exerceront les fonctions.

Celui-ci accueille près de 270 étudiants sur le site « Gambetta » à Grenoble. Il offre une formation de BUT en cursus initial et en alternance. Le personnel est composé d’une équipe pédagogique (24 enseignants et enseignants-chercheurs permanents) et d’une équipe administrative et technique (2 personnels administratifs et 3 personnels techniques).

Missions principales

Sous l’autorité du chef du département MT2E, vous intégrerez le secrétariat du département, composé de 2 agents : une gestionnaire financière et vous.

Vous aurez pour mission principale la gestion administrative du département MT2E, en appliquant les procédures dédiées. Vous serez situé à l’interface des services communs de l’IUT1, dont vous serez le relai au sein du département. Il vous sera demandé d'assurer l’accueil au secrétariat des étudiants, des personnels du département et des personnalités externes.

Activités principales

Assurer le secrétariat du département
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, personnels et personnes extérieures, répondre aux demandes d’information
- Gérer la boite mail du département
- Assurer la diffusion de l’information au sein du département (étudiant, enseignant, personnels)
- Être l’interlocuteur du département auprès des services communs de l’IUT1 (scolarité, REA, logistique et service informatique, etc.) en binôme avec la gestionnaire.
- Transmettre des informations montantes et descendantes
- Rédiger les documents administratifs courants et courriers
- Assurer la mise à jour des procédures internes du département et la continuité des pratiques par l’archivage pérenne des documents
- Assurer le soutien logistique quotidien (diffusion courrier, fournitures, accueil des fournisseurs pour réception des livraisons...)
- Participer à l’organisation d’évènements exceptionnels (journée portes ouvertes, forums, cérémonie remise des diplômes )
- Travailler en collaboration avec l’autre secrétaire du département, chargée notamment de la gestion financière

Assurer la gestion administrative de scolarité en proximité et l’assistance aux directeurs des études et enseignants
- Gérer le suivi des absences des étudiants en support aux directeurs des études
- Gérer les examens : veiller à la réception des sujets, assurer la communication, la reprographie, ainsi que le suivi administratif
- Accompagner la mise en œuvre des stages : établissement des conventions, suivi, organisation des soutenances
- Gérer les relations avec les anciens étudiants
- Effectuer les modifications sur les emplois du temps, réserver des salles
- Gérer la mise à disposition des offres de stages et d’alternance pour les étudiants

Restriction ou contraintes liées au poste:
Présence physique obligatoire aux horaires d’ouverture du secrétariat. Pas de télétravail (ou de façon exceptionnelle)

Compétences attendues
- Connaissance générale des techniques administratives
- Connaissance des actes de gestion d'une scolarité
- Capacité à planifier son travail et à respecter les plannings
- Capacité à gérer ses priorités et savoir faire face aux pics d’activité
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la traiter
- Savoir rédiger des courriers
- Savoir utiliser les outils logiciels bureautiques (Word, Excel) et les logiciels métiers (formation interne assurée)
- Avoir le sens de l’accueil et du service aux usagers (étudiants, enseignants, personnes extérieures...)
- Capacité à communiquer efficacement avec les collègues
- Mettre en œuvre et respecter des procédures et des règles
- Avoir des connaissances en matières éducatives serait un plus (développement psychosocial, santé mentale, etc.)

Formation, diplôme, expérience souhaitée:
Une expérience dans la gestion administrative, dans le domaine de la formation ou de l'éducation, auprès d'un public étudiant, ou dans la fonction publique serait appréciée.

Conditions de diplômes

Sans diplôme

Rémunération

A partir de 1801€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 290 €.