Assistant de Direction Générale

**Missions**:
Ville dynamique et durable de plus de 20 000 habitants, au sein de la Métropole de Lyon, Givors connait un développement démographique stimulant le développement de ses services publics. Avec près de 400 agents qui s'investissent au quotidien dans leurs missions, la ville de Givors est aujourd’hui le pôle urbain et de services aux usagers du sud de l’agglomération lyonnaise où chacun est amené à participer à un projet de territoire innovant. Avec une volonté de modernisation de ses services et lauréate de nombreux appels à projets, la ville de Givors s’engage dans une démarche ambitieuse de développement de ses politiques publiques.
En binôme avec une autre assistante de direction, vous assurez le secrétariat et l’assistance administrative pour les missions et attributions faisant partie intégrante de la Direction Générale des Services. A ce titre vous apportez une aide permanente au Directeur général, ainsi qu’au Comité de Direction, en terme d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
- SUIVI ADMINISTRATIF
- Aider à la constitution des dossiers, à leur suivi et assister les directeurs de pôles dans la gestion de certains projets à court ou moyen terme
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier, vérification et suivi des parapheurs
- Suivi du budget de la direction générale
- Gestion des fournitures des services administratifs
- Gestion du pool automobiles
- Gestion et suivi des abonnements des services (bons de commande)
- Assurer la continuité de service, en période d’absence ou de congés de l’assistante du DG
- FONCTION DE VEILLE ET D’INTERFACE
- S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des dossiers
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter )
- Assurer à la demande des Directeurs de pôles les contacts avec les tiers (collectivités locales, administrations, utilisateurs )
- Assurer le relais entre les services communaux et la direction générale ainsi qu’avec le cabinet de la maire et des élus
- Rédiger les tableaux de gestion des présences et congés des directeurs

**Profil**:
FORMATIONS, DIPLOMES REQUIS
Formation en secrétariat ou expérience similaire en collectivité

SAVOIRS FAIRE
Maitrise parfaite des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
Utilisation courante de Word, Excel, messagerie et agenda électroniques
Principe rédactionnel du compte-rendu
Polyvalence sur les tâches de secrétariat général
Être en capacité de gérer l’agenda des directeurs et organiser des réunions
Connaissance du fonctionnement d’une Mairie appréciée

SAVOIR ETRE
Dynamique et autonome, esprit d’initiative,
Sens de la rigueur et de l’organisation
Qualités relationnelles
Discrétion professionnelle et obligation de réserve absolue
- CONDITIONS DE TRAVAIL
Poste à temps complet
Cycles de travail hebdomadaires possibles (selon nécessités de service) : 35h/4,5 jours ; 36h30/4,5 jours (9 jours d’ARTT), 37h30/5 jours (15 jours d’ARTT) - Télétravail (selon les postes et nécessités de services) : 2 jours hebdomadaires pour un temps plein - Compte Épargne Temps
Rémunération statutaire + RIFSEEP + prime annuelle
Prise en charge de 50% des abonnements de transport en commun
Comité d’action sociale communal
Participation employeur mutuelles labellisées + participation contrat groupe CDG 69 prévoyance
Lieu de travail : Givors, déplacements fréquents sur le territoire communal et ponctuels sur la Métropole de Lyon
Véhicules/ vélos électriques de service