Secrétaire (H/F)

**Principales missions**:
**_Mission générale _**
- Assure l’accueil physique et la gestion du standard téléphonique
- Réalise des tâches administratives diverses, traitement du courrier arrivée et départ, rédaction de documents et courriers, organisation de réunions, classement, archivage,
- Assiste l’assistante de direction (gestion des dossiers du personnel et des résidents)

**Missions opérationnelles**:
**_Accueil physique et téléphonique_**
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
- Accueil et orientation des visiteurs, suivi et mise à jour du registre des visiteurs
- Accueil des livreurs et réception des marchandises
- Réception et orientation pour les diverses interventions et travaux

**_Activités administratives_**
- Il/ Elle assure l’enregistrement du courrier départ et arrivée,
- Il/ Elle réalise des tâches administratives diverses : rédaction de courriers et de notes, mailings, organisation de réunions, constitution et mise à jour de tableaux de bords
- Il/ Elle assure le classement (contrats des vacataires, arrêts de travail et accidents du travail, factures ) et l’archivage annuel des documents,
- Il/ Elle peut être amenée à réaliser des commandes de produits ou matériels (en lien avec la Responsable ou un cadre de l’établissement),
- Il/ Elle assure la gestion des clés des véhicules pour les sorties des encadrants et des résidents

**Soutien à l’assistante de direction**:
**_Gestion du personnel_**
- Il/ Elle assure la constitution, la mise à jour et le classement (papier et numérique) des dossiers du personnel,
- Il/elle met à jour la base de données des salariés
- Il/ Elle renseigne le registre unique du personnel,
- Il/Elle gère la mutuelle santé pour les salariés
- Il/Elle aide à l’impression et la diffusion des bulletins de salaires, attestations Pôle Emploi, certificats de travail, soldes de tout compte

**_Gestion des dossiers des résidents_**
- Il/ Elle assure la constitution, la mise à jour et le classement (papier et numérique) des dossiers du résident,
- Il/elle met à jour la base de données des résidents
- Il/elle envoie et classe tous documents pour les familles des résidents (dépenses des résidents, factures médicales )
- Il/elle réalise la saisie pour la facturation des séjours des résidents

**_Autres_**

En l’absence et/ou en appui de l’assistante de direction, Il/elle peut assurer:

- Il/ le suivi des contrats de travail (avec le siège social) : impression, signature des contrats et classement,
- Le rapprochement des factures/devis/bons de livraison pour mise en paiement

**Profil**

**Diplôme : minimum Bac + 2 (BTS ou DUT Assistant Manager, Gestion des entreprises et administration, secrétaire de direction)**

**Expérience professionnelle obligatoire**

**Qualités requises**:
**Savoir être, compétences relationnelles**:
Qualités relationnelles, sens du service et de l’accueil

Sens de la discrétion

Capacité à travailler en équipe et organiser le travail,

Sens des priorités

Esprit de synthèse

Rigueur

**Savoir-faire, compétences techniques et opérationnelles**:
Capacité à prendre des notes et rédiger (courriers, notes et comptes-rendus)

Gestion experte des outils bureautiques (word, excel, internet, outlook et logiciels métiers)

Compétences dans la gestion administrative et la gestion des ressources humaines,

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Participation au Transport
- RTT

Horaires:

- Travail en journée

Mesures COVID-19:
Pass vaccinale obligatoire