Coordonnateur de La Cellule Courrier Réservé

Présentation de la collectivité, de la direction et du service

Le Conseil départemental de la Haute-Garonne, collectivité territoriale engagée dans le développement et le bien-être de ses habitants, oeuvre au quotidien pour améliorer la qualité de vie sur l'ensemble de son territoire. Il met en oeuvre des politiques publiques ambitieuses et responsables, visant à répondre aux besoins des Haut-Garonnais dans des domaines clés tels que les solidarités, l'éducation, les transports, la culture et l'aménagement du territoire. En tant qu'acteur central du développement local, le Conseil départemental s'investit dans des projets innovants, visant à garantir une gestion publique efficace, transparente et au plus près des attentes des usagers.

La Direction de la Communication, sous l'autorité du Directeur Général des services, définit la stratégie globale de communication du département et procède à sa mise en oeuvre sur l'ensemble du territoire Haut-Garonnais. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie. Pour cela, elle se compose des entités suivantes:

- Le pôle communication institutionnelle : définition et mise en oeuvre de plans de communication par projet et/ou thématique
- Le pôle médias : pilotage et suivi des publications du département
- Le pôle événementiel : coordination et organisation de manifestations internes ou évènements externes
- Le studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication
- Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité
- Le service courrier

Le service courrier est chargé de réceptionner et de trier l'ensemble des courriers et des colis du Conseil départemental entrants et sortants.

Il est composé de trois cellules, fonctionnant en complémentarité les unes avec les autres:

- Tri : réception, expédition et le suivi de l'ensemble du courrier et des colis de la collectivité
- Navettes : acheminement et distribution de courrier jusqu'à leurs destinataires.

Enjeux, missions, conditions particulières d'exercice

**Enjeux et objectifs du poste**

Coordonner et superviser le travail de sa cellule et des équipes du service courrier en coordination avec les autres responsables de cellules.

**Missions principales**:
En polyvalence avec les autres responsables de cellule:

- Coordination et supervision des équipes du service notamment de la cellule courrier réservé:

- Organiser et planifier les activités de l'équipe
- Animer et mobiliser les équipes
- Accompagner et former les personnels aux nouvelles procédures, technologies et réglementation postales
- Suivre et contrôler l'ensemble de missions et dossiers effectuées au sein de la cellule afin que le travail produit soit de qualité, conforme aux normes et répondent à l'objectif de la réduction des coûts
- Prévenir, repérer, réguler et signaler les dysfonctionnements
- Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante auprès de l'équipe et de la hiérarchie
- Pilotage des activités du service notamment de la cellule courrier réservé:

- Mettre en place, faire appliquer et faire évoluer les procédures de fonctionnement de la cellule
- Étudier et proposer de nouveaux moyens et de nouvelles technologies en vue d'optimiser la cellule et dans son ensemble le service courrier
- Participer à l'exécution, la rédaction et le suivi des marchés
- Réaliser les tableaux de bord et les données statistiques sur l'activité de la cellule (notamment sur la gestion des consommables)
- Effectuer, préparer et éditer les comptes, statistiques et le suivi des affranchissements
- Intervenir sur les machines courriers et les logiciels métiers
- S'informer, rechercher et rapporter sur les nouvelles technologies et contrat postaux permettant la réduction des coûts et l'optimisation du travail
- Assurer la continuité du service sur l'ensemble des cellules
- Gestion du courrier réservé et de l'archivage:

- Préparer le courrier réservé (ouvrir, classer et trier les arrivées suivant les demandes et destinataires concernés)
- Gérer la boite aux lettres électroniques (réception et transfert des mails, archivages et suivis)
- Effectuer les statistiques relatives à la boite mail « Contact »
- Acheminer le courrier « réservé »
- Assurer l'archivage des documents (tri, envoi aux archives pour destruction...)

**Missions secondaires**:
Assurer au besoin l'ensemble des tâches d'un agent polyvalent ou d'une agente polyvalente du service du courrier

**Conditions particulières d'exercice**:

- Plage horaires : 8h - 17h
- Port des EPI obligaoire
- Port de charges et manutentions d'objets

Profil recherché

**Poste ouvert aux agents titulaires de la Fonction Publique et aux agents contractuels.**

**Savoirs**:

- Techniques d'organisation et de planification
- Pr