Secrétaire Service Social

**Descriptif**

SERVICE
Il assure l’accueil en vue de la prise en charge des familles confrontées des problématiques sociales et familiales pour des enfants suivis à l’hôpital : accès aux droits et aux soins, organisation de la sortie, (services médicaux  transferts vers les établissements de soins de suite, structures de soins et d’aide à domicile ; services administratifs), prévention et protection des personnes vulnérables, accompagnement et soutien).
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COMPOSITION DE L’EQUIPE
- 1 responsable de service social
- 20 assistants de service social réparties dans les unités médicales
- 4 secrétaires sociales (1 AMA ; 3 adjointes administratives)

LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT
- Direction des Finances et du contrôle de gestion : monsieur Paul TAIEB
- Responsable du Service Social Hospitalier : madame Marie-Joëlle PROTEAU
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FONCTIONNELLES
- Assistantes de service social
- Services administratifs
- Services de soins
- Partenaires internes et externes
- Organismes externes publics et privés

ACTIVITES
MISSIONS GENERALES
- Accueil physique, information et orientation des différents usagers du service (familles, partenaires, etc.)
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents, compte -rendus de réunions
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Participation aux actions de développement du service social (réunions, groupes de travail)
- Remplacement du binôme secrétaire et de façon ponctuelle des 2 autres secrétaires lors des absences (congés, maladie)

MISSIONS PERMANENTES (en lien avec l’assistante sociale)
Collaboratrice de plusieurs assistants sociaux
ACCES AUX DROITS ET AUX SOINS
- Etre à l’écoute des usagers pour repérer leur demande et les informer sur les dispositifs d’accès aux droits (si connaissances législatives suffisantes) et sous le contrôle de l’assistant (e) social (e)
- Recueil et transmission des informations administratives à l’assistant (e) social (e)
- Participation à la constitution des dossiers des patients (AME - Puma - CMU- AEEH - autres prestations )
- Suivi du dossier patient en s’adaptant aux changements de situation administrative en lien avec le travailleur social.
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ORGANISATION DE LA SORTIE
- Envoi des demandes d’admission en respectant les procédures des établissements
- Transmission des informations relatives à la sortie en respectant le secret professionnel

MISSIONS SPECIFIQUES
- Gestion logistique (stocks de produits, de matériels, maintenance, suivi et relance des commandes)
- Participation à la gestion et au suivi du budget
- Tenue de tableaux de bord (aides financières, fiches de liaisons sociales, courriers adressés aux CPAM )

QUOTITE DE TRAVAIL
100 %
HORAIRES DE TRAVAIL
Amplitude 7 H 30 : lundi au vendredi 9 H 30 - 17 H ; souplesse souhaitée en fonction des besoins du service.
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Ecoute bienveillante, empathie, diplomatie, organisation
- Sens du service public et de la hiérarchie
- Accueil téléphonique et présentiel
- Maitrise des logiciels bureautiques : traitement de texte, tableur, PowerPoint, logiciel équivalent et/ou interne à l’établissement
- Sens du travail en équipe avec différents collaborateurs et dans l’urgence
- Respect du secret professionnel

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Connaissance de la législation sociale, organisation et fonctionnement interne de l’établissement

**Personne à contacter**
Mme Marie-Joëlle PROTEAU