Secrétaire (H/F)

Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de 340 000 habitants. Au cœur de la Métropole Nice Côte d’Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie près de 6 000 agents pour un budget annuel de l’ordre de 800 millions d’euros, lui permettant ainsi d’offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité **Contexte du recrutement et définition de poste**: **Au sein de la Direction des Patrimoines, le service Ville d'Art et d'Histoire de la Ville de Nice a une double vocation : l'inventaire du patrimoine architectural, urbain et paysager niçois, et la valorisation auprès de tous les les publics grâce à une programmation culturelle et à des actions de médiation jeune public. Il gère également 5 sites patrimoniaux historiques.** **Vous organiserez et réaliserez des tâches de secrétariat, gérerez les plannings pour les visites guidées urbaines ou des sites, et assisterez** le chef du service dans la gestion de ses dossiers.** **Vos missions principale**s seront**: - La gestion administrative et de secrétariat: - vous trierez et transmettrez le courrier et les mails entrants (réception, lecture et ventilation), - vous gérerez et saisirez des e-courriers dans le logiciel métier, - vous filtrerez les appels téléphoniques et prendre des messages, - vous tiendrez à jour l'agenda de votre supérieur hiérarchique, - vous assurerez l'accueil téléphonique et délivrerez des renseignements, - vous organiserez des réunions (réservation de salle, convocation des participants, rédaction de compte-rendu), - vous participerez à l'organisation d'évènements (expositions, conférences, journées européennes du patrimoine), - vous élaborerez des documents (conventions de prêt, cessions de droits d'auteur, etc...), - vous gérerez et saisirez les délibérations dans le logiciel métier, - vous rédigerez des notes et des courriers sur la base d'indications formulées, - vous gérerez le suivi des parapheurs, - vous organiserez des déplacements professionnels (réservation de l'hébergement et du transport, établissement des ordres de mission et contrôle du remboursement des frais), - vous assurerez les tâches de reprographie, de classement et d'archivage, - vous réaliserez les commandes en économat. - La gestion administrative du personnel: - vous suivrez les évolutions des fiches de poste des agents du service, - vous suivrez le plannings des absences (congés, maladies), - vous élaborerez des plannings de visites guidées pour les titulaires et vacataires, - vous participerez à l'élaboration des contrats vacataires, - vous élaborerez des états récapitulatifs mensuels des heures des vacataires et des stagiaires. - La gestion financière: - vous participerez à l'élaboration du budget avec le chef du service, - vous suivrez l'exécution budgétaire (demande de devis aux prestataires, préparation du service fait), - vous participerez au montage des consultations ou marchés. **Missions ponctuelles**: - vous participerez aux manifestations et évènements locaux et nationaux ponctuels, - vous assurerez l'accueil physique en cas d'absence du personnel d'accueil, - vous assurerez l'ouverture des sites patrimoniaux en semaine en cas d'absence du personnel dédié. **Conditions de travail**: - Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) - NBI : NON - Groupe RIFSEEP : 6 - Accès Tramway T1 : Arrêt "Cathédrale Vieille-Ville" - Possibilité de stationnement gratuit : NON - Temps partiel possible : NON - Travail en open-space : NON - Accessibilité PMR : NON - Télétravail : OUI **NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS** - 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés. - Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables. - Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions - Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif. - Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains. - Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine. - Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres). **Profil recherché**: **Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative**.** **Domaine de diplôme** : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative. **Expérience**: Expérience similaire souhaitée, idéalement au sein d'une administration publique. **Compétences**: - vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité, - vous maîtrisez