Assistant Adv

**Présentation de l'entreprise**
Acteur majeur de la** filière forêt-bois**, l’Office national des forêts (ONF) rassemble plus de 8 200 professionnels. En Métropole et en Outre-mer, l’ONF gère près de **11 millions d’hectares de forêts publiques** appartenant à l’État et aux collectivités territoriales.

**Descriptif du poste**
L’Assistant achats / Administration des ventes H/F, assiste le Directeur et les managers de l’Agence dans le suivi des activités de l’Agence.

**SITUATION GEOGRAPHIQUE**

Poste basé à Ballan-Miré (37).

**CHAMP RELATIONNEL**
- Hiérarchique :_

Il / elle est rattaché(e) au Directeur de l’Agence COA.
- Fonctionnelle :_

ONF Vegetis : Il / elle est en relation directe avec l’équipe d’encadrement de l’Agence, le réseau des Assistant(e)s Achats ADV de la société, pilotée fonctionnellement par la Direction administrative financière et informatique (DAFI)

Clients et fournisseurs : relation dans le cadre des contrats, des commandes, des livraisons

**TACHES**

Les tâches ci-dessous sont susceptibles d’ajustements en fonction des fonctionnalités et des process retenus dans le cadre d’l’ERP IFS en cours de paramétrage.
- Achats
- Gère la création des fournisseurs dans l’ERP conformément aux process
- Formalise les demandes d’achat exprimées par les managers dans le cadre de leurs chantiers, les transmet aux fournisseurs après les vérifications nécessaires (comptables, marchés, etc)
- Gère les documents liés à la sous-traitance (DC4, etc) en lien avec les responsables des chantiers
- S’assure mensuellement du bon avancement des achats : attestations de réception des livraisons ou prestations, commandes en souffrance, montants engagés, etc
- Déclenche les achats généraux pour l’Agence sur consigne du Directeur
- Fait le lien avec la cellule comptabilité et opère avec elle les vérifications périodiques nécessaires (rapprochements, montants engagés, factures non parvenues, etc
- Clôture mensuelle : déclenche les achats des prestations / livraisons réceptionnées après avoir facturé les prestations de l’Agence
- Clôture d’exercice : sous les consignes de la DAFI, anime la clôture d’exercice pour garantir la comptabilisation complète des charges : factures non parvenues, charges constatées d’avance
- Administration des ventes
- Gère la création des prospects et clients dans l’ERP conformément aux process
- Saisit les devis conformément aux consignes des managers en lien avec les directives de la Direction commerciale et de la DAFI (référentiels articles, codes analytiques, etc)
- Vérifie la complétude des données saisies avant envoi au client et lancement du chantier : budget et charges prévisionnelles, barèmes, etc
- Réalise les facturations sur la base des consignes des managers et des situations validées par les clients
- Clôture mensuelle : déclenche les achats des prestations / livraisons réceptionnées après avoir facturé les prestations de l’Agence
- Clôture d’exercice : sous les consignes de la DAFI, anime la clôture d’exercice pour garantir la comptabilisation complète des recettes : factures à établir, produits constatés d’avance
- Gère la clôture des chantiers dans l’ERP
- Saisie des heures de salariés sur chantiers dans IFS : participation à la saisie et la remontée des informations en fonction de l’organisation retenue
- Reporting
- Réalise pour le compte du Directeur d’agence ou du DAFI les tableaux de bord de suivi de l’activité : CA, marge prévue / réalisée, plan de charge, achats / facturations en souffrance, trésorerie, suivi contrats clients et fournisseurs
- Participation aux réseaux ADV / achats
- Participe au réseau ADV / achats : met en œuvre les process de travail, propose les améliorations nécessaires
- Participation à la vie de l’entreprise
- Participation aux réunions de la société

**COMPETENCES REQUISES**
- Connaissances (savoir) :_
- Informatique : bureautique (tableur, traitement de texte), messagerie, notion en logiciel de gestion
- Comptabilité fournisseur et client
- Reporting
- Pratique et expérience souhaitée (savoir-faire) :_
- Rédaction de devis et de bons de commande
- Administration des ventes

**Profil recherché**:

- Attitude et comportements (savoir-être) :_
- Aptitude à communiquer et à travailler en équipe : écoute, capacité à convaincre
- Organisation du temps de travail : gestion du temps et des priorités
- Rigueur, respect des délais et des engagements
- Réactivité
- Diplomatie et courtoisie
- Discrétion sur les données et informations liées à la société

**EXPERIENCE REQUISE**

BTS / licence professionnelle dans le secteur comptabilité / gestion des entreprises

1 ou 2 expériences professionnelles souhaitées pour prendre ce poste

**CONDITIONS PARTICULIERES LIEES AU POSTE**
- Poste en CDI de statut TAM
- Majoritairement sédentaire mais déplacements à prévoir s