Assistant Pole Education

VVL recherche son assistant(e) au pôle éducation

1. Missions:
L'assistant(e) du pôle Éducation contribue au bon déroulement des prestations proposées aux collectivités dans le cadre de leur politique de vacances et de classes découvertes.

Son rôle couvre l'ensemble du processus, depuis la sélection des séjours jusqu'au retour des participants, en passant par la gestion des outils administratifs et de communication, ainsi que les relations avec les familles, les établissements scolaires et les municipalités.

Il/elle participe activement à la gestion administrative et opérationnelle des programmes

2. Fonctions:

- Assistanat au pôle Éducation :_
- Soutien opérationnel : Apporter un appui constant aux collaborateurs du pôle dans la mise en œuvre des projets éducatifs.
- Développement des relations institutionnelles : Participer activement à l’entretien et au renforcement des bonnes relations avec les collectivités territoriales.
- Gestion des communications : Prendre en charge en cas de besoin, la gestion du standard téléphonique, assurant une réponse rapide et efficace aux demandes des familles et des partenaires.
- Gestion administrative :_
- Coordination des plannings : suivre les plannings des centres et des séjours pour les transmettre aux villes gestionnaires (3 fois par an)
- Déclarations et suivi des séjours : Assurer la déclaration des séjours, des formations bafa et la mise à jour des fiches complémentaires, en veillant à leur conformité.
- Soutien administratif aux classes découvertes : Participer activement à la constitution et au suivi des dossiers des classes découvertes.
- Gestion des inscriptions BAFA : Suivre et traiter les demandes d’inscriptions aux formations BAFA
- Mise à jour des outils de gestion : Maintenir à jour les outils administratifs et de gestion des permanences, garantissant une information fiable et disponible.
- Appels à projets et appels d’offres : Contribuer à la rédaction et à la soumission de réponses aux appels à projets et appels d’offres, en collaboration avec les équipes.
- Gestion des inscriptions et facturation : Enregistrer les inscriptions dans le logiciel dédié, gérer la facturation correspondante et le recouvrement.
- Accompagnement des collectivités sur le portail adhérent : Offrir un soutien aux collectivités dans l’utilisation du portail adhérents, facilitant leur autonomie.
- Suivi des moyens de paiement : commande de carte bancaire et chéquier
- Participation à la production :_
- Communication des séjours : Mettre en place et actualiser les blogs, sites web ou tout autre outil de communication dédié aux séjours.
- Organisation de réunions : Coordonner et animer les réunions préparatoires pour les classes découvertes et séjours, en lien avec les enseignants, animateurs et familles.
- Accompagnement des départs et retours : Assurer une présence lors des départs et des retours, garantissant la fluidité des opérations.
- Recrutement et gestion des convoyeurs : Participer au recrutement, à la gestion et à l’encadrement des convoyeurs pour les classes découvertes.
- Coordination avec les directeurs de séjours : Entretenir une relation fluide et régulière avec les directeurs de séjours pour une bonne organisation et gestion sur le terrain.
- Gestion des assurances et analyses : Superviser la gestion des assurances liées aux séjours et réaliser des analyses pour améliorer la qualité des prestations.
- Suivi des réclamations : Prendre en charge les réclamations, en assurant un suivi réactif et efficace pour garantir la satisfaction des participants et des familles.
- Missions ponctuelles :_
- Encadrement de groupes : Participer occasionnellement à l’encadrement de groupes lors des séjours pour appuyer les équipes pédagogiques sur place.
- Astreintes téléphoniques : Assurer une astreinte téléphonique lors des séjours pour gérer les urgences et répondre aux besoins des équipes et des familles.
- Projet transverse.

3. Compétences:

- Autonomie
- Organisé(e)
- Rigueur
- Dynamique
- Respect des délais
- Maîtrise d’outil informatique (création d’outils de suivi,)
- Bonnes aptitudes relationnelles
- Connaissances des ACM et du secteur touristique

4. Formation:

- Titulaire du BAFD, du BAFA ou équivalent est un plus
- Permis de conduire B

1. Liaisons fonctionnelles et hiérarchiques:
Il/elle est sous la responsabilité du Directeur du Projet Éducatif et des Opérations.

2. Durée et rémunération:
L'offre d'emploi est en CDI, début des missions pour le 01 mars 2025, avec de possibles évolutions de missions.

Présentiel obligatoire les mardis et jeudis au siège social de l'association

Le salaire est fixé à 2380,00 euros brut (inclus une prime de permanence). A partir d’un an d’ancienneté et par dérogation, attribution d’un 13ᵉmois.

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 2 380,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Travail à domicile occasionnel

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Éducation: 2 ans (Optionnel)

Perm