Chargé D’accueil Polyvalent

L’agent sera placé(e) sous l’autorité de l’adjointe à la Directrice de l’Administration Générale et des Affaires Réglementaires:
**MISSIONS**
- **Activités principales liées à l’accueil**_
- Réception des appels téléphoniques,
- Accueil et renseignement du public,
- Orientation du public vers les services ou organismes compétents,
- Gestion des affichages règlementaires sur les panneaux d’affichage et en dématérialisée (délibérations, arrêtés, ordre du jour et compte rendus des instances ),
- Réception des plis d’huissier et remise aux intéressés,
- Réception des colis et remise aux intéressés,
- Assurer la gestion des clefs de l’hôtel de Ville et des bâtiments environnants (locaux mis à la disposition des associations).
- **Activités spécifiques au pôle/site**_
- Réalisation des travaux de reprographie (massicot, reliure, pli de documents, plastification),
- Aide ponctuelle pour la frappe et l’envoi de courriers,
- Gestion des salles de l’Hôtel de Ville (salle Séguier, salle des Mariages et salle du Conseil Municipal),
- Gestion des rendez-vous des avocats conseils, défenseurs des droits, (Point justice-Ville)
- Participation à la gestion du courrier entrant,
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service « Affaires réglementaires » en cas de nécessité (abonnements relatifs au stationnement, FPS, ouverture des droits ),
- Assurer les missions de l’appariteur ponctuellement (Permis B exigé).

**COMPETENCES ET RESSOURCES REQUISES**
- **Accueil physique et téléphonique du public**_
- Accueillir le public avec amabilité,
- Prendre des messages et les restituer rapidement et de manière fidèle mais concise,
- S'exprimer clairement, encourager les administrés à s’exprimer et reformuler les demandes,
- Recevoir, filtrer et orienter dans le cadre de l’accueil physique et téléphonique,
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence, tout en respectant les limites de son poste,
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
- S'adapter aux publics de cultures différentes,
- Adapter son intervention aux différents publics,
- Gérer un système de mesure de la fréquentation, le cas échéant,
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès,
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
- **Renseignement et orientation du public**_
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, tout en respectant les limites de son poste,
- Présenter des documents d'information et de communication,
- Gérer un planning de réservation,
- Orienter vers les personnes et services compétents,
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,
- Orienter les personnes ayant besoin d’aide pour la rédaction des documents administratifs vers un service municipal ou un intervenant extérieur compétent.
- **Gestion et affichage d'informations**_
- Diffuser des informations ou des documents institutionnels par voie d'affichage ou au sein des services,
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations,
- Savoirs socio-professionnels,
- Techniques d'accueil, règles de communication,
- Organisation et activités des services,
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet,
- Techniques de régulation,
- Techniques de communication téléphonique,
- Caractéristiques des publics,
- Règlements intérieurs,
- Techniques et outils de communication,
- Notions en langues étrangères ou être en capacité de faire appel à des collègues maîtrisant ces langues,
- Techniques de médiation et négociation,
- Techniques de secrétariat (utilisation d’un logiciel de traitement de texte et d’une boite de messagerie électronique.),
- Techniques de capitalisation et de classement de documents,
- Techniques de recherche d'information.
- **Savoirs généraux**_
- Organisation et organigramme de la collectivité,
- Organismes extérieurs en relation avec la collectivité,
- Directives et procédures d'instruction des dossiers,
- Procédures de transmission des demandes,
- Droits et obligations des usagers.**PROFIL**
- Diplôme ou niveau requis : Niveau V de l’enseignement général ou technique
- Disponibilité et sens du service public,
- Amabilité, être à l’écoute,
- Qualités relationnelles,
- Rigoureux, méthodique,
- Structuré, organisé,
- Dynamique.

**HORAIRES ET CONDITIONS DE TRAVAIL**
- Horaires variables, 37h40 hebdomadaires,
- Présence obligatoire durant les plages horaires fixes,
- La rémunération : Statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année,
- Accès au Groupement d’Entraide du Personnel Communal (GEPC),
- Accès à des activités sportives.

Type d'emploi : Te