Assistant(E) Medico-administratif à 100% Aux

Le service des consultations externes est constitué des spécialités suivantes:

- Ophtalmologie
- Neurologie
- Electro Encéphalogramme
- ORL
- Chirurgie Orale
- Urologie
- Chirurgie Orthopédique
- Chirurgie Viscérale et Bariatrique
- Anesthésie
- Endocrinologie
- CLAT (Centre de lutte antituberculeux)
- Néphrologie
- Infectiologie
- Centre de vaccination International

Ce service est positionné au rez-de-chaussée de l’établissement, à proximité de l’accueil de l’hôpital et au même niveau que l’imagerie et le laboratoire.

Localisation du poste:

- Trois postes de travail sont situés dans une zone d’accueil du public (permettent l’accueil de la patientèle et l’activité de frappe)
- Deux postes de frappe sont localisés dans des bureaux indépendants.
- **Accueil (physique et téléphonique) et prise en charge des personnes (agents, patients, usagers, etc ), dans son domaine**.
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Prise de notes, **frappe et mise en forme de documents**
- Reproduction et diffusion de document, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Contrôle de la cohérence des données / informations spécifiques au domaine d’activité
- Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations
- Elaboration et mise en place de mesures correctives, dans son domaine d’activité
- Gestion et traitement des données/informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
- **Prise de rendez-vous dans AXIGATE® / gestion des agendas**,
- **Préparation des consultations externes**,
- Gestion des dossiers médicaux (acheminement des dossiers médicaux venant des archives et transfert des dossiers médicaux dans unité de soins) et des fiches patients externes
- Recensement/enregistrement des données / des informations liées à la nature des activités
- Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d’informations, de tableaux, dans son domaine d’activité
- Réalisation et contrôle des délais de conservation et des conditions de stockage

**Diplôme**: Assistante médico-administrative et/ou expérience confirmée en secrétariat médical.

**Compétences acquises et/ou à acquérir**:

- **Accueillir et orienter des personnes**
- Analyser et optimiser un ou des processus
- **Rédiger et mettre en forme** des notes, des documents et/ou des rapports relatifs à son domaine de compétence
- Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou des informations
- **Identifier et analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc) en rechercher les causes, définir les moyens palliatifs**
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
- **Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures**
- Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc) et en résumer les points-clés,
- Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
- Transférer un savoir-faire ou une pratique professionnelle
- Utiliser les outils bureautique/TIC
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

**Aptitudes**:

- **Travail en équipe, Réseau, et sens de l’organisation**
- **Qualités relationnelles avec les patients**
- **Discrétion professionnelle**
- Respect du secret médical et des règles de confidentialité.
- Utilisation des logiciels OFFICE®, ZENIDOC®, CONVERGENCE®, AXIGATE®, GESTMEDIC®, DOCTOLIB®, AASTRA COMMUNICATION®, LIFEN®.

Conditions d’exercice:

- Modalités de temps de travail
- Poste de jour, à temps plein
- Repos fixes selon un planning pré établi
- Durée hebdomadaire de travail de 37h30 avec 15 RTT/an
- Horaires de travail
- Amplitude horaire de 8h30-17h30, du Lundi au Vendredi, répartie comme suit:

- 8h30-16h
- 9h-16h30
- 9h30-17h00
- 10h00-17h30
- Respect des exigences institutionnelles

Contraintes particulières
- Performance requise en matière de saisie de courriers (35% de l’activité de l’établissement) et des compétences avérées en orthographe et terminologie médicale.
- Les différents courriers sont remis au patient immédiatement après la consultation ce qui peut être une source de stress pour la secrétaire.
- Sollicitations multiples, traitement simultané des appels téléphoniques, de l’accueil et de la frappe du courrier.
- Périmètre d’activité étendu nécessitant parfois des déplacements.

**Les horaires peuvent être** **amenés à évoluer en fonction des besoins du service** (la synchronisation avec la présence des praticiens est une des spécificités et exigences du service).
- Ce profil de poste peut être sujet à modifications en fonction de l’évolution des organisations de travail et des activit