Secrétaire Aux Archives Médicales

**Descriptif**

L'ÉTABLISSEMENT:
Le Groupement Hospitalier Portes de Provence est un établissement public de santé, support du GHT Sud Drôme-Ardèche. Il est situé à Montélimar (26) et composé de services MCO et de 3 EHPAD. De nombreuses spécialités sont en cours de développement ou de renforcement. L'établissement compte près de 2000 agents.

Montélimar se situe dans une région agréable à proximité de nombreuses zones touristiques et à égale distance des Alpes et de la Méditerranée. C'est une ville agréable, dynamique, située à 1h30 de Lyon, Montpellier, Grenoble et Marseille en Drôme Provençale (Accès autoroutier et TGV), le bassin de la population est de 50 000 habitants sur Montélimar et villes environnantes, et le bassin global sur le territoire de Montélimar est de 182 000 habitants (environ).

LE POSTE:
Le Groupement Hospitalier Portes de Provence recrute dès que possible un (e) secrétaire aux archives médicales en CDD 6 mois ou CDI par mutation, temps plein.
MISSIONS:
1 - Gestion des dossiers médicaux
- Appliquer la politique d'archivage définie par l'établissement.
- Participer à la réorganisation des circuits papier du Dossier patient (hospitalisation et consultations externes), de la demande par les secrétaires médicales au classement lors du retour des dossiers.
- Participer à la montée en charge de l'informatisation du Dossier patient.
- Gérer le stockage des dossiers et la conservation des documents de manière prospective, organiser leur externalisation.
- Contribuer à la bonne utilisation de l'outil informatique par les services de soins et en particulier les secrétaires médicales.
- Collecter, classer, conserver, rechercher et communiquer les documents archivés aux demandeurs en appliquant des procédures, protocoles, consignes spécifiques à l'archivage médical et administratif des établissements de santé.
- Sensibiliser les personnels à la confidentialité.

2 - Gestion de l'identito-vigilance
- Gérer les corrections d'identité et la transmission des corrections aux différents sous systèmes informatiques (Pharmacie, Imagerie médicale Laboratoire...).
- Analyser et répertorier les modifications d'identité (erreurs ou régularisations) dans un fichier Excel de suivi statistique.
- Assurer la fusion des dossiers (doublons ou triplons) selon le protocole établi et transmettre l'information au laboratoire (copie d'écran).

3 - Gestion des demandes externes des dossiers médicaux
- Etudier la demande validée en amont par la DRQU, afin d'évaluer le tarif de la reproduction, et en informer le ou les demandeurs soit par téléphone soit par courrier soit par mail.
- Rassembler l'exhaustivité des documents y compris les examens d'Imagerie (copie des CD, ou livrets à demander au cadre d'imagerie et au secrétariat).
- Assurer la reproduction des pièces demandées
- Adresser la reproduction du dossier demandé, soit au demandeur (en LRAR), soit par courrier interne à la DQRU (pour les plaintes, les conciliations...)

4 - Paramétrage de documents pour l'Imagerie Médicale
- Assurer les modifications, la création et les mises à jour des documents du service d'Imagerie Médicale (convocations, ordonnances...)

PROFIL RECHERCHÉ:
DIPLOMES ET COMPÉTENCES ATTENDUES:

- Agent niveau Catégorie B ou faisant fonction d'AMA (catégorie C)
- Terminologie médicale.
- Bureautique (Word, Excel, PowerPoint).
- Nécessité d'un intérêt développé pour l'environnement informatique.

COMPÉTENCES REQUISES:

- Connaissance de l'organisation médicale hospitalière et du métier de secrétaire médicale (terminologie médicale)
- Maitrise de notre dossier patient informatisé USV2, et les logiciels métiers et des outils bureautiques (Word, Excel et Powerpoint),
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Sens de l'organisation.
- Connaissance du Droit des usagers du système de santé
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe pluridisciplinaire
- Connaître la réglementation et l'organisation des archives hospitalières ainsi que celles des archives administratives des établissements publics.
- Maitrise du module de paramétrage

sur USV2 (actualisation, création de documents pour le service d'imagerie médicale.
QUALITÉS REQUISES:

- Dynamisme et Persévérance
- Souplesse et Diplomatie
- Méthode, Logique et Rigueur
- Adaptations et flexibilité
- Etre une personne ressource

RÉMUNÉRATION brut : €2085.00 / mois

**Personne à contacter**
Mme Anne Sophie GONZALVEZ