Secrétaire Aide-comptable

Chambéry /
Direction des affaires financières /
Temps de travail : 100% /
CDD, CDI, Mutation, Détachement /

**DESCRIPTION DU POSTE**:
**1° Poste et missions**:
Un poste de secrétaire aide comptable à 100% sera prochainement vacant sein de la direction des affaires financières

Mission globale:
Assurer, sous l’autorité du directeur des affaires financières et du responsable budgétaire, le secrétariat de la DAF, l’envoi de la facturation, le mandatement de l’ensemble des factures du CHMS et la saisie des recettes diverses en appui à la gestionnaire comptable.

**2° Activités**:
Missions permanentes

Secrétariat DAF
- Accueil téléphonique et physique, orienter et renseigner,
- Gérer le courrier et la boite mail DAF,
- Gérer et planifier les réunions,
- Rédiger divers courriers.
- Réaliser le classement et l’archivage papier et/ou numérique des dossiers du service.
- Gérer la GED sur l’intranet, dépôts ou suppressions de fichiers.

Facturation des hospitalisations et activité externes:

- Lancer les traitements d’édition de facturation le mardi pour l’hospitalisation et le vendredi pour l’activité externes et ponctuellement pour les séances et les régies.
- Dispatcher les différents documents, mettre sous plis pour la facturation comprenant des pièces justificatives sinon transmettre à la trésorerie pour mise sous pli des avis de sommes.
- Transmettre par mail le listing spool aux mutuelles concernées.
- Mettre à jour le tableau de suivi de la facturation pour contrôler l’exhaustivité des traitements de facturation.
- Compléter le tableau de suivi des indicateurs.
- Intégration du fichier RAR tous les trimestres.
- Edition des duplicatas et envois aux mutuelles sur demande.
- Gérer les contrôles B2 réalisés par la CPAM : édition des AISP, transmission aux services concernés pour ajout des pièces justificatives puis transmission à la CPAM.

Mandatement:

- Sélectionner toutes les liquidations qui ont atteint une date de réception de facture + 30 jours. Vérifier toutes les liquidations sans commandes et les liquidations de plus de 10 000€ ; le contrôle se fait sur le fournisseur, le montant et le RIB (hors les marchés pour lesquels le contrôle est embarqué sur HELIOS). Lancer le traitement du mandatement ainsi que les différents traitements associés pour édition dématérialisée des bordereaux et envoi des flux.
- Informer les gestionnaires afin qu’ils corrigent les liquidations erronées.
- Contrôler la bonne réception des flux par la trésorerie, vérification de la chronologie des bordereaux.
- Compléter le tableau de suivi des indicateurs par gestionnaire.
- Gérer les demandes de rejets pour les anomalies détectées a posteriori par la trésorerie.

Facturation des recettes diverses récurrentes en appui de la gestionnaire comptable:

- Saisir sur pastel les créances et lancer le traitement de facturation, l’édition des avis de sommes à payer, les états dématérialisés et l’envoi des flux:

- Contrôler la bonne réception des flux par la trésorerie, contrôle des acquittements et chronologie des borderaux1 fois par semaine.

Liquidation
- Liquider les soins gratuits aux personnels pour les factures du CHMS.
- Liquider les dépenses concernant les comptes gérés par la DAF, subventions, frais bancaires
- Valider les liquidations d’annulations de titres sur exercices antérieurs et les mandater.

Régies
- Effectuer les formalités administratives liées à la création, modification et suppression de régies et aux mouvements de personnels au sein des différentes régies ;
- Mettre à jour le tableau récapitulatif des régies ;
- Etablir le tableau annuel de versement des indemnités de régie à destination de la DRH.

Fichier fournisseur
- Mettre à jour le fichier fournisseur suite aux demandes des services liquidateurs.
- Compléter le tableau de suivi des créations de fournisseurs.

Activités diverses:

- Enregistrer les écritures de clôture de l’exercice comptable en appui de la gestionnaire comptable (restes à mandater, remboursements des budgets annexes, variations de stocks, provisions....)
- Rédiger et mettre à jour annuellement les modes opératoires intégrées à la GED.
- Transmettre mensuellement à la TPH les factures du conseil départemental envoyées par CHORUS.
- Rejeter une fois par semaine les factures déposées sur CHORUS sur les SIRET différents de celui de l’entité juridique ainsi que dans le dossier factures publiques.
- Intégrer le compte financier sur la plateforme ATIH ANCRE

Missions secondaires
- Participer à la gestion budgétaire des recettes diverses en lien avec la gestionnaire comptable.
- Assurer la continuité des missions durant les congés annuels des autres secrétaires aides-comptables.

Niveau de responsabilité
- Gestion de la comptabilité générale

**3° Compétences requises**:
Formation:

- Diplôme ou formation en comptabilité, niveau BTS.