Office Manager

Missions Office manager / Assistant.e projet

Base temps plein 35h - CDD de 7 mois à compter du 10/06/2024

**LE POSTE**:
Assurer la gestion des projets clients de l’agence et prendre en charge le suivi administratif et logistique de l’agence.

En complément : communication, événementiel et assistance personnelle à Camille Muller.

**LES MISSIONS**:
**1. Gestion des projets clients de l’agence CMC**
- Gestion des mails, du courrier et des demandes entrantes (selon le process CMC)
- Organisation et suivi logistique des projets : commande des végétaux et fournitures, coordination entre les clients, les prestataires et les fournisseurs, tenue des plannings
- Gestion de l’administratif en lien avec les projets clients : devis, factures, relances
- Mise en forme de documents : plaquettes, carnets botaniques...
- Aide au reporting : gestion et mise à jour du tableau de pilotage

**2. Suivi administratif et logistique de l’agence CMC**
- Gestion des mails et du courrier, classement
- Suivi des activités et charges récurrentes liées à l’activité de l’entreprise : compte bancaire, garantie décennale, assurances, téléphonie
- Suivi Ressources Humaines, en lien avec le cabinet RH : déclaration mensuelle des informations salariés, versement des salaires
- Classement mensuel des pièces de pré-comptabilité en lien avec le cabinet comptable : factures réglées, factures émises, relevés bancaires, notes de frais
- Gestion des fournitures et stocks
- Aide au reporting : gestion et mise à jour du tableau de pilotage, suivi des frais fixes et variables

**3. Communication et événementiel**
- Veille des salons et événements du paysage (journée des plantes, etc )
- Participation à l’élaboration d’outils de communication (ex : livre)
- Suivi de la mise à jour du site internet en lien avec le prestataire

**4. Assistance personnelle à Camille Muller**
- Gestion de l’agenda et de la correspondance (courriers, mails)
- Organisation de déplacements
- Suivi des contraintes administratives : paiement des factures, déclaration impôts, réunions/échanges syndic
- **L’agence étant en cours d’évolution, ces missions pourraient être amenées à évoluer dans le respect du volume horaire proposé.**_

**COMPÉTENCES REQUISES**:
**Relation client téléphonique et écrite**:

- Excellent niveau de relation client, capacité à adapter sa communication en fonction de l'interlocuteur
- Orthographe excellente
- Réactivité
- Capacité à mémoriser les informations transmises par Camille Muller
- Bon niveau d'anglais à l'écrit

**Relation équipe**:

- Entretenir le lien d’équipe, communiquer les informations aux collaborateurs CMC et aux jardiniers prestataires

**Autonomie**:

- Proactivité dans l’organisation logistique de l’agence et des chantiers, en lien avec les paysagistes
- Capacité à gérer les pics d’activité et les changements de planning en lien avec l’activité
- Capacité à gérer plusieurs dossiers et plusieurs interlocuteurs en même temps

**Administratif et communication**
- Autonomie dans le suivi comptable et administratif des missions ;
- Utilisation des logiciels Pennylane, Indesign et Photoshop souhaitée ou capacité à s’adapter rapidement sur un nouveau logiciel

**SAVOIR-ÊTRE**:

- Rigueur administrative et comptable (mise à jour et suivi de tableaux de bords, fiche clients,)
- Souplesse et adaptation aux plannings et activités changeants
- Force de proposition d’amélioration continue
- Autonomie
- Résistance au stress
- Connaissance des jardins et bon sens pratique

**ÉLÉMENTS DE SALAIRE**:

- 3077€ brut mensuel - 35h - Pas de télétravail possible
- Mutuelle
- Tickets restaurants
- Prise en charge de la moitié du pass Navigo ou prime mobilité durable

Type d'emploi : Temps plein, CDI, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : 2 400,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel