Assistant(E) Aministratif(Ve)

**Descriptif et missions**: Missions:
Accueil physique et téléphonique:

- Accueillir et renseigner les administrés sur les différents modes d’accueil du territoire et actions de parentalité
- Instruire/mettre à jour les dossiers de demande de place, accompagner les familles dans la complétude
- Réponses individualisées aux familles
- Observatoire : recensement et suivi des demandes des familles dans le cadre du SPPE (Service Public Petite Enfance)

Gestion administrative:

- Mettre à jour la liste en lien avec les structures conventionnées (tous les mois) et effectuer les relances et MAJ en janvier et septembre
- Saisir les formulaires d’inscription
- Participer au traitement des courriers de la Maison de la Petite Enfance
- Assurer l’information des usagers, notamment pour le LAEP et le RPE.
- Transmettre les informations relatives à la gestion RH du personnel
- Assurer le suivi logistique de l’équipement et des manifestations
- En lien avec le Pôle finance, assurer les demandes de bons de commande, les devis et leurs suivis
- Collecter et veiller au renouvellement des outils de recensement
- Effectuer les comptes rendus de réunions
- Assurer le recensement/classement des abonnements en lien avec le Pôle Finance

Saisie des indicateurs de suivi d’activité et bilans chiffrés:

- Saisir les indicateurs d’activité de la MPEFP sur le logiciel
- Enregistrer le suivi des indicateurs LAEP et participer au recensement des statistiques pour les bilans

Préparation des actions:

- Préparation administrative et logistique des différentes manifestations

SPÉCIFICITÉS ET CONTRAINTES LIÉES AU POSTE
- Horaires:

- Lundi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Mardi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Mercredi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Jeudi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Vendredi : 8h-12h-13h30-17h33
- Travail très ponctuel sur des actions en soirées et samedis. (Événements, 3 à 4 fois dans l’année)

**Profil recherché**: Savoirs:

- Maîtrise affirmée de l'outil informatique : tableur, traitement de texte, intuitivité pour apprendre à maîtriser un nouveau logiciel.
- Intérêt, curiosité en ce qui concerne la petite enfance

Savoir-faire:

- Savoir organiser son espace et son temps de travail
- Compétences de synthèse et rédactionnelle à l’écrit (mails, informations, compte rendus etc-)

Savoir être:

- Sens de l'accueil, empathie,
- Adaptabilité et réactivité
- Discrétion et convivialité
- Capacité à être dans le non-jugement
- Savoir travailler en équipe:

- Écoute active des familles, patience et capacité à pondérer

**Avantages liés au poste**:
**Avantages collectifs au travail**:

- Charte managériale
- Démarche de conseil/protection des agents
- Prime de fin d’année
- Compte-Epargne Temps
- Chèques vacances/loisirs
- Amicale du personnel
- Avancement de carrière/promotion
- CPF-compte personnel de formation avantageux
- Prise en charge frais déplacement formation
- Régime indemnitaire
- ARTT
- Bilan de compétence/carrière
- RIFSEEP
- CIA
- Charte pour l'égalité des hommes et des femmes (parité)

**Description de la collectivité**: La Ville de La Madeleine est la deuxième ville la plus densément peuplée des 90 communes de la Métropole Européenne de Lille (MEL). La population madeleinoise compte aujourd’hui 21 449 habitants (au 1er janvier 2019), soit 7 552 habitants au km².

La Madeleine est proche des gares de Lille Flandres, Lille Europe et de l’aéroport de Lille-Lesquin. La gare de la Madeleine est desservie par les TER Nord-Pas-de-Calais (liaison vers la gare Lille Flandres, Armentières et Comines).

Elle est connectée à l’autoroute A1 et à l’A25 par le boulevard périphérique lillois, grand boulevard reliant Lille Roubaix et Tourcoing.

Elle est reliée aux communes voisines par 7 lignes de bus du réseau Ilévia.

Le tramway passe par l’avenue de la République (arrêts Romarin, Botanique et Saint Maur).