Assistant.e Académique Et Administratif.ve

L'assistant.e académique et administratif.ve est rattaché.e à la directrice du Centre IES Nice et travaille directement avec la coordinatrice des programmes et le coordinateur des affaires étudiantes.

La principale responsabilité de l'assistant.e administratif.ve et de programmes est la co-coordination des programmes offerts au Centre, en mettant l'accent sur l'organisation des programmes dur mesure (‘Customized Programs’) et des sorties et activités liées aux cours, proposés par IES Nice.

L'assistant.e administratif.ve et de programmes coordonne les opérations du centre (en collaboration avec la directrice). Il ou elle fournira également un soutien à la coordinatrice académique (examens, salles de classe ). L'assistant.e participe à la couverture d'urgence des voyages et activités des étudiant.e.s, en rotation avec d'autres membres du personnel.

**Il ou elle doit posséder des compétences interculturelles, être capable de communiquer (parlé et écrit) et de **_**travailler quotidiennement en anglais et en français**_._ Des niveaux élevés de compétence et d'organisation sont attendus dans l'exercice de ses fonctions et responsabilités, qui doivent être guidées à tout moment par les critères du MAP d’IES.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**

**I. Opérations du centre**
- Effectuer les tâches de réception (courriers des étudiants, répondre au téléphone)
- Coordonner les opérations des installations du centre
- Bon fonctionnement de l'électricité, du nettoyage, d'Internet, du téléphone, etc.
- Commander des fournitures de bureau générales et pour les événements/activités au Centre
- Relations quotidiennes avec le propriétaire, les assurances, etc.
- Générer les paiements des frais de personnel et des fournisseurs
- Autres tâches administratives en collaboration avec la directrice (comptabilité)

**II. Customized Programs et Field Trips**
- Co-organiser les Customized Programs (avec la directrice du centre et les affaires étudiantes)
- Évaluer les rapports de prix et les avenants
- Créer des calendriers de programmes, y compris l'identification des visites et des conférences d'invités)
- Coordonner et participer aux moments clés des programmes une fois sur place (dîner d'orientation et de bienvenue, dîner d'adieu, visites importantes ou conférences d'invités)
- Assister l’équipe des affaires étudiantes avec l’organisation des voyages liés aux cours (transport, billets, guides touristiques, etc.) et des field trips, y compris la coordination du transport, des réservations, des réservations à l'avance, des guides touristiques, des repas, etc.
- Compiler la liste des participants et envoyer les informations préalables au départ avant chaque sortie
- Préparer les évaluations du programme des field trips.
- Établir les rapports de dépenses pour les field trips par semestre
- Participer aux sorties, dans le cadre de la rotation du personnel pour assurer une présence suffisante du personnel sur tous les voyages

**III. Soutien académique**
- Fournir un soutien académique général:

- Impression et surveillance des examens
- Achats scolaires
- Gestion des installations de classe (fournitures, informatique, etc.)
- Réserver et gérer les salles de classe externes
- Suivi de la présence et des retards
- Contenu pour les réseaux sociaux

**IV. Autres tâches**
- Prendre des notes et rédiger un rapport lors des réunions du personnel
- Préparer la semaine d'orientation avec l’équipe des Affaires Etudiantes
- Aider à la préparation et à la mise en œuvre du jour d'arrivée
- Aider à préparer le centre pour l'arrivée des étudiants
- Participer à la rotation d'astreinte d'urgence pour assurer la couverture téléphonique d'urgence

**Qualifications**

Licence universitaire ou équivalent

Excellentes compétences interpersonnelles et de communication

Capacité à bien travailler avec des étudiants de collèges et universités américaines

Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral,

Excellentes capacités administratives, organisationnelles et de résolution de problèmes

Expérience du travail en milieu étudiant

Fort engagement envers l'éducation internationale et les questions interculturelles

Fort intérêt pour le travail administratif également (activités budgétaires, etc.)

Philosophie centrée sur l'étudiant et sensibilité aux questions de diversité

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 8 mois

Rémunération : 27 000,00€ à 29 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Heures supplémentaires
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Langue:

- Anglais (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 25/11/2024