Assistant/assistante de Direction

**L'UDAF du Finistère accueille, accompagne les familles et/ou les personnes en situation de vulnérabilité dans leur quotidien. Les familles sont au cœur de toutes nos actions, à la fois la raison d'être de l'Institution et l'objet même de la mission des professionnels (intervenants sociaux, personnel administratif et membres de l’encadrement).**

Ce sont ainsi 23 services qui leur sont proposés sur nos sites de Brest, Morlaix et Quimper.

L’UDAF se décline en plusieurs pôles et propose une palette de métiers variés:

- Direction générale, Direction Administrative et Financière
- Institution familiale
- Direction Protection juridique et Autonomie
- Direction Enfance Famille Accompagnement social et Evaluation
- Comptabilité
- Services administratifs
- Service Qualité

Dans le cadre de l'absence de la salariée titulaire du poste, l'UDAF du Finistère recrute **un assistant / une assistante de Direction**pour sa** Direction des Services Médico-Sociaux**.

**Le poste est à pourvoir immédiatement jusqu'au 30/06/2025.**

Dans le cadre de cette mission, vous assurerez, en lien avec l'équipe de direction, la continuité des missions confiées, à savoir:

- Participer à l’élaboration des rapports d’activité des services en assistance des directions de pôle selon répartition existante
- Participer à l’élaboration des documents nécessaires à l’établissement des comptes administratifs et des budgets prévisionnels
- Participer à l’organisation de certains déplacements liés aux services
- Assurer la frappe et la mise en forme de courriers
- Participer au suivi de l’activité du service et à la gestion des tableaux de bord
- Participer à l’élaboration des rapports d’activité
- Réaliser des tâches administratives centralisées pour le pôle
- Tenir à jour le calendrier et compléter les demandes de subventions
- Elaborer des plannings

En lien avec les missions de secrétariat de Direction:

- Participer à l’organisation des réunions et évènements institutionnels
- Participer à l’organisation générale des secrétariats
- Traiter les appels téléphoniques
- Assurer la veille et la préparation dans la réalisation et le suivi complet de dossiers (Demandes de subvention, d'habilitation ou d'agrément des services ; audit et/ou inspection de l'autorité de contrôle ; inscriptions à des journées de travail auprès de partenaires extérieurs, etc.)

**Formation**: Bac+2 secrétariat, administration

**Qualités professionnelles**:

- Discrétion, confidentialité
- Rigueur, méthode et organisation
- Capacité d’adaptation à différentes tâches
- Goût pour le travail en équipe, en binôme et en transversalité
- Capacité à travailler en autonomie sur les missions.
- Connaissance des normes rédactionnelles et orthographiques
- Maîtrise de l'outil informatique (logiciels administratifs, maîtrise d'Excel)
- Capacité à planifier son activité et à prioriser

**Relations hiérarchiques et fonctionnelles**:
Rattachement hiérarchique : Directeur Général

Pas de fonctions d’encadrement ou de coordination
Relations internes : les directions des pôles ESMS et direction financière.
Relations externes : les autorités administratives de contrôle

**Conditions particulières et modalités d'exercice**:
Lieu de travail : UDAF Brest, 15 rue Planté à GOUESNOU - Kergaradec

Participation à l'organisation de manifestations statutaires (AG, Conseil d’Administration, Bureau)

Gestion en binôme des congés.

Temps de travail : 35 heures

Salaire : selon convention collective applicable (CCN66), grille technicien supérieur.

Poste à pourvoir rapidement.

Contrat initial d’une durée de 4 mois à pourvoir immédiatement, jusqu’à la fin du mois de juin 2024.

4+ years