Assistant de Gestion

**À propos du poste**
Nous recherchons un assistant ou une assistante de gestion pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous serez un acteur clé dans le bon fonctionnement de nos opérations administratives, en assurant la coordination des projets et en soutenant les équipes dans leurs tâches quotidiennes. Ce poste est idéal pour une personne organisée, proactive et désireuse de contribuer à l'efficacité de notre bureau.

**Responsabilités**
- **Activités Administratif**:

- Assure l’ouverture et l’enregistrement du dossier affaire y compris ses évolutions : marché, travaux supplémentaires et prévisionnels dans le logiciel de gestion d’affaires
- Mise à jour des dossiers physiques : actes d’engagement, bons de commande, ordres de service, contrats, avenants, situations/factures, actes de cautionnement, décomptes généraux définitifs, procès-verbaux de réception, etc.
- Vérifie que le dossier client est complet et conforme administrativement au niveau des pièces contractuelles
- Gère administrativement les dossiers liés à la sous-traitance : rédaction des contrats, déclarations, agréments, paiements directs
- Assure l’ouverture, la tenue, le suivi des dossiers en contentieux juridique
- Rédige les correspondances commerciales et administratives
- Amélioration de l’outil informatique
- Transmet sans délais à la direction toute information relative à la survenance d’un accident du travail
- En lien avec les experts-comptables et le service juridique
- Création des fiches affaires
- **Activités financières**:

- Etablit les factures, avoirs, mémoires et décomptes en tenant compte des clauses telles que les avances forfaitaires, actualisations, révisions de prix, dépôt sur Chorus
- Enregistre les règlements clients avec imputation sur chantiers
- Gère les cautions bancaires pour les avances forfaitaires, garanties à première demande, cautions fournisseurs, etc. (ouverture, mainlevée et restitution d’acompte, contrôle)
- Met à jour le classeur des actes de cautionnement par entité
- Mettre à jour les tableaux de demande de caution pour toutes les entités
- Analyser les écarts eu égard aux prévisions mensuels en facturation client
- Gère les relations et les relances clients avec les intervenants pour la validation des activités de facturation, des retour PV de réception et des levées de réserves
- Enregistre les règlements clients (chèques, virement), les imputations, assure la relance client, informe les personnes concernées des litiges non détectés
- Facturation Client
- Point mensuel facturation Client
- Etudes financier des projets Fusion
- Suivi des prévisionnels des affaire
- **Activités Secondaires**:

- Gère les stocks de fournitures de bureau et leur renouvellement, s’assure de leur conformité aux besoins des salariés
- Assure la transmission de l’expression des besoins aux prestataire intérim, la gestion des contrats de mise à disposition, le traitement, l’enregistrement des relevés des heures après validation des responsables de service, et en cas d’accident, l’information préalable auprès des prestataires intérim (sous24h)
- Assure la mise à jour des pièces administratives des fournisseurs

**Profil recherché**
- Expérience administrative significative dans un poste similaire
- Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un bon collaborateur ou une bonne collaboratrice d'équipe
- Sens du service client et aisance relationnelle

Rejoignez nous pour contribuer au succès de notre entreprise

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 2 046,00€ par mois

Avantages:

- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois
- Heures supplémentaires majorées
- Primes

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 20/08/2025