Assitant(E) Polyvalente

**Missions principales**

Assistante polyvalente : Direction - Moyens Généraux et RH (si vous avez un titre plus approprié, n’hésitez pas)

**Direction**:
Organiser des déplacements des membres de la Direction et d’autres membres de l’équipe lorsque nécessaire

Support aux équipes en cas de difficulté de réservation pour les équipes internes et prestataires externes (déplacements professionnels, réunions, voyages, etc.) liés aux divers évènements MODJAW, au national comme à l’international.

Gérer et mettre en place les différents abonnements (SNCF, compagnies aériennes, hotels ) pour l’équipe de Direction et pour d’autres membres de l’équipe lorsque cela s’avère opportun

Assister au quotidien la direction en termes de gestion, d’organisation (suivi des rendez-vous, voyages, demandes diverses, etc)

Garantir au quotidien une communication fluide auprès des collaborateurs et d’une bonne coordination entre les différents services et est le contact privilégié des salariés dans leurs questions/demandes au CEO (notamment pour ce qui concerne l’agenda)

**Moyens Généraux** : Est le garant du maintien permanent dans un parfait état de propreté, de sécurité et de confort les locaux tant pour les salariés que pour les visiteurs

Accueil téléphonique et physique de tout visiteur : assure un accueil de qualité pour tout visiteur au sein de locaux

Réception, l’envoi, le tri et la distribution du courrier, classement des dossiers et leur archivage

Gestion des locaux : intervient auprès du propriétaire et/ou de tout prestataire en direct pour toute problématique liée au fonctionnement des locaux par exemple à l’électricité, le chauffage, la climatisation, entretien/désinsectisation, nettoyage, travaux de dépannage (peinture, plomberie, serrurerie ), sécurité

Support à l’organisation des évènements internes : préparation des salles, soutien technique, commande auprès des prestataires, etc.

Est force de proposition et participe à toute action de réorganisation/aménagement des espaces de travail

Est responsable des achats non liés à la production : commandes de fournitures de bureau, produits d’entretien, éléments de décoration, de badges d’entrée, de clés, et leur suivi.

Suivi des contrats en cours rattaché aux frais généraux et contrôle des factures des prestataires

**RH : mission de onboarding**
- Récolte des informations nécessaires à la déclaration de tout nouvel embauché
- Réalise les DPAE, les adhésions au contrat frais de santé, prépare le contrat de travail et tout autre document devant être signé par le nouvel embauché sur la base des modèles existants
- Préparation du poste de travail : PC, accès réseau, badge, téléphone portable le cas échéant
- Prépare l’intégration du nouveau salarié : préparation mail d’accueil, préparation des sessions avec chaque responsable de pole
- Accueil nouvel arrivant : prépare le petit déjeuner d’accueil, présente les différents services et fait visiter les locaux, communique les bonnes pratiques internes et le fonctionnement global (notamment l’organisation du serveur), présente l’ensemble des documents sur le tableau d’affichage, informe sur les différents outils utilisés au sein de l’entreprise (ex : spendesk, travelperk, silae, EBP, docusign ) & créé les profils sur les différents outils utilisés par le service, ainsi que le paramétrage
- Suivi de la flotte des abonnements téléphoniques et des téléphones portables
- Suivi des visites médicales
- Suivi des variables de paye tel que les prises en charge transport
- **Profil**

De formation Bac 2 vous disposez d'une expérience dans un poste similaire d'au moins 2 ans.

Anglais indispensable

Pragmatisme, bon sens, réactivité, sens de la communication et du service dont des atouts essentiels pour une pleine réussite et un épanouissement dans ce poste.

**Informations pratiques**

Poste basé à Villeurbanne

CDI - Temps complet

Type d'emploi : Temps plein
Statut : Cadre

Salaire : 32 000,00€ à 35 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle

Lieu du poste : In person