Assistante Administrative Et Médico-social

**Description offre**:**Environnement et conditions de travail**

**La Fédération APAJH**, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs.
La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

**Le Pôle de gestion de Créteil** est gestionnaire de 15 établissements et services sociaux et médicosociaux dans le Val-de-Marne (environ 500 salariés):

- Pôle Enfance : 3 Instituts médico-éducatifs (IME), 4 SESSAD
- Pôle Hébergement accompagnement à la vie sociale : 1 FAM, 1 Centre d’Habitats, 1 LVS, 1 SAVS
- Pôle Travail : 1 ESAT, 1 Entreprise Adaptée
- 2 Maisons d’Accueil Spécialisées (MAS)

**Le Centre d’Habitats** accueille 50 adultes en situation de handicap exerçant une activité professionnelle en milieu ordinaire ou protégé.
L’équipe pluridisciplinaire accompagne leur quotidien au sein d’une palette d’offres d’hébergement entre foyer collectif, appartements individuels ou collectifs dans le diffus sur la commune d’Alfortville.

MISSION GÉNÉRALE

Dans le respect des valeurs et des règles d’organisation et de fonctionnement de la fédération APAJH, l’assistante administrative et médico-social a pour missions d’assister le direction d’établissement, pour l’ensemble des structures placées sous sa responsabilité, dans les domaines de:

- la gestion administrative ;
- la gestion du personnel ;
- la communication

En fonction de l’organisation de chaque établissement ou service, l’assistant(e) administrative et médico-social peut exercer une partie des activités du poste d’assistant de gestion. Cette répartition se traduit dans une fiche de fonction propre à la structure tout en couvrant au moins les activités et missions de ces postes, telles que définies dans leur fiche de poste. Bien que différents dans leurs activités, les postes d’assistante administrative et médico-social et d’assistant(e) de gestion doivent être organisés et exercés, lorsqu’ils existent de façon différenciés dans la structure, afin de garantir une continuité de l’assistante de la direction de l’établissement ou du service.

RESPONSABLE HIÉRARCHIQUE:
Direction d’Établissement ou de Service

CLASSEMENT CONVENTIONNEL

Agent administratif principal
Technicien qualifié
voire exceptionnellement technicien supérieur

RESPONSABILITÉS HIÉRARCHIQUE ET FONCTIONNELLE

Absence de responsabilité hiérarchique ou fonctionnelle sur d’autres personnels rattachés à l’établissement ou au service.
Lien fonctionnels avec l’assistante de gestion et l’assistante administrative d’accueil
Possibilité d’un lien d’encadrement fonctionnel d’un stagiaire dans ses domaines de compétence

LIENS FONCTIONNELS

Direction des Ressources Humaines
Direction Administrative et Financière
Personnels du pôle de gestion
Cadres et personnels des établissements ou services de rattachement

ACTIVITÉS DES MISSIONS
- Accueil physique

En l’absence de l’assistante administrative d’accueil:

- Assure le premier accueil des visiteurs entrant dans l’établissement ou le service
- Tient à jour le registre des entrées et des sorties des visiteurs
- Oriente les visiteurs vers leur lieu de rendez-vous ou la salle d’attente, le cas échéant en les accompagnant
- Prévient le/les personnels concernés de l’arrivée de leur rendez-vous
- Accueil téléphonique

En l’absence de l’assistante administrative d’accueil:

- Assure le premier accueil téléphonique des appels entrant directement sur le poste de l’assistant administratif et médico-social, ou ceux redirectionnés sur celui-ci en cas d’indisponibilité ou d’absence de l’interlocuteur recherché
- Prend note des messages laissés par les interlocuteurs à destination d’un professionnel indisponible ou absent, et le transfère par messagerie à l’intéressé et/ou au collègue prenant son relai en cas d’absence
- Gère les informations résultant des appels téléphoniques relevant de ses domaines de compétence, le cas échéant en veillant à assurer leur enregistrement dans le système d’information de l’établissement ou du service
- Traitement des messageries institutionnelles
- Assure le traitement des messages entrant sur la messagerie institutionnelle, doit directement, soit en le transférant au professionnel dont cela relève de ses fonctions
- Veille au classement et à l’archivage des messages entrants devant être conservés
- Le cas échéant, assure l’édition papier du message entrant afin d’en permettre le classement dans le dossier devant le conserver
- Le cas échéant, effectue la transmission du message type de réponse pour certains messages entrants
- Gestion du courrier à l’arrivée - ESSMS

En l’absence de l’assistante administrative d’accueil:

- As