Assistant-e de Formation

**Intitulé du poste**
**ASSISTANT-E DE FORMATION**

**Niveau de recrutement ** _(Catégorie Fonction Publique - Corps)_

**CATEGORIE B - Technicien/Secrétaire Administratif**

**Affectation _(composante/service/unité)_**

**Service de Formation Continue et de l’Alternance _(SFCA)_**

**Mission du service _(composante/service/unité)_**

Le Service de Formation Continue et de l’Alternance contribue à l’élaboration et au développement de la politique de formation continue et de l’alternance de l’Université et la met en œuvre. Il accueille, conseille, accompagne les publics tout au long de leur reprise d'études notamment les personnes qui souhaitent faire évoluer leurs compétences, ainsi que tous les adultes qui ont quitté le système de la formation initiale et souhaitent progresser dans leur vie professionnelle et/ou personnelle grâce à l'acquisition de nouvelles compétences ou l'obtention d'un diplôme ou de blocs de compétences.

Le SFCA assure le suivi des dossiers administratifs et financiers des stagiaires, gère l’organisation des formations, en appui des responsables pédagogiques et des composantes pour lesquelles il effectue des prestations dans le domaine de la FC et intègre désormais la gestion de l’apprentissage. Il est impliqué dans le suivi des dispositifs de validation des acquis (VAE-VAPP et VES). Il travaille en étroite collaboration avec différents partenaires dans une logique FTLV (composantes et services universitaires, autres organismes de formation, institutionnels, entreprises et divers partenaires socio-économiques) en réponse à leurs besoins de formation. Il établit et négocie des prestations adaptées aux besoins du marché. Il met en place une démarche de certification, en ce inclus le suivi d'insertion professionnelle des publics en Formation Continue. Il organise la coordination de l'évaluation des formations dont il a la responsabilité.

Pour mener à bien ses missions dans un objectif de satisfaction des stagiaires ainsi que de ses partenaires internes et externes, le SFCA impulse une dynamique centrée sur l’amélioration continue de l’ensemble de ces activités et reposant sur une politique de certification qualité.

Composé d’une équipe de plus de 50 personnes et organisé par pôles ( _Métiers et Supports_), le SFCA accueille environ 4 500 stagiaires par an et génère un chiffre d’affaires annuel d’environ 16 millions d’euros

**Mission du poste**

Sous la responsabilité d’un-e chargé-e de mission, l’assistant-e de formation assurera l’information du public et la gestion administrative des dossiers en lien avec les activités du pôle. Il-elle travaillera en relation permanente avec les responsables pédagogiques de la composante, les enseignants et les stagiaires.

**Activités principales**
- Accueillir et informer le public sur les formations, les financements, la validation des acquis ( _accueil physique,_
- téléphone, mails_)
- organisations des entretiens )_
- Gérer les dossiers de financement en relation avec les chargés d’ingénierie et d’animation en formation continue

( _renseigner et suivre les demandes de financement, émettre des devis, éditer les contrats et les conventions de formation _
- professionnelle, s’assurer de leur signature avant l’entrée en formation_)
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des stagiaires ( _recueillir les documents nécessaires à l’inscription en _
- formation, contrôler les conventions de stages, suivre les paiements, contrôler et déclarer les présences, renseigner les _
- bases de données avec précision, effectuer les classements et l’archivage des dossiers _)
- Organiser les formations ( _réservation des salles, convocation et accueil des stagiaires, organisation des déplacements _
- des intervenants, mise en paiement des heures d’enseignement, diffusion d’informations aux stagiaires et enseignants, _
- gestion de la documentation_)
- Participer à la gestion des enquêtes de satisfaction et d’insertion
- Renseigner les applicatifs et tenir à jour les différents tableaux de bord
- Participer et contribuer à l’organisation de réunions, conférences, salons d’orientation et d’information et journées portes ouvertes

**Profil et compétences recherchées _(savoirs, savoir-faire, et savoir-être)_**
- Formation et/ou expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative ou de la formation
- Connaissances des principes régissant le domaine de la formation
- Connaissance de l’environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Connaissances des dispositifs d’aide à l’orientation scolaire, universitaire et professionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques
- Pratique des bases de données
- Qualités rédactionnelles
- Sens relationnel
- Capacité d'écoute
- Sens de l'organisation, aptitude à planifier ses activités et à respecter les délais

**Conditions particu