Attache de Direction

Nous recherchons une/un ATTACHE(E) DE DIRECTION pour intégrer notre équipe du pôle administratif de l'Institution Les Tournesols.

L'Institution Les Tournesols intervient principalement dans le domaine de l'action sociale et médico-sociale ainsi que du handicap. Travailler pour l'Institution Les Tournesols c'est contribuer à une mission qui a du sens et évoluer dans un environnement où vous pouvez monter en compétences et vous professionnaliser.

Notre Attaché(e) de Direction est un maillon important du fonctionnement de la plateforme de services institutionnelle et dispose d’une large autonomie d’organisation propre, tout en étant directement responsable, auprès de la direction, des missions qui lui sont confiées.

Il/elle intervient en outre en appui au Responsable Qualité Sécurité Environnement pour l’appuyer dans les tâches administratives et de suivi de la démarche qualité Sécurité Environnement qui lui incombent.

**I.** **MISSIONS**

Les missions de l'Attaché(e) de direction visent tant l’Institution elle-même que les autres entités qu’il (elle) pilote (ACI Jardins de Galilée, ACI Ferme d’Argentin, GCSMS EPAAL, IME Arc en Ciel).

**Appui administratif et organisationnel aux directeurs**
- Gestion du planning des salles de réunion
- Gestion des appels téléphoniques à la direction
- Accueil physique des RDV de la direction
- Organisation des réunions en lien avec la direction
- Gestion des astreintes administratives
- Diffusion du tableau des astreintes
- Courriers, notes d’information, notes de service
- Ouverture du courrier de direction et dispatching
- Archivage des documents
- Effectuer un reporting hebdomadaire sur le suivi des taches

**Rédaction de documents officiels**

**Appui à la gestion de la Qualité, de la Sécurité et de l'Environnement**
- Diffusion, suivi et dépouillement des enquêtes de satisfaction (via le logiciel Qualité)
- Gestion documentaire (via le logiciel)
- Traçabilité dans le logiciel dédié des décisions émises par la direction et lors des instances en assurant l'actualisation de leur suivi dans le logiciel dédié

**Gestion des Instances**

Conseils d’Administration, Assemblées Générales, CSE, Conseils de la Vie Sociale

**Gestion des événements**

Cérémonie des vœux, inaugurations, visite des personnalités officielles, séminaire, colloques...

**Communication**
- Pilotage des actions de communication en accord avec la direction
- Journal interne
- Réseaux sociaux
- Développement de la communication

**II. PROFIL RECHERCHE**

Attaché d'Administration, Licence Management des PME-PMI, Licence/Master AES, Licence/ Master Support à l’Action Managériale, Licence/Master de Gestion des PME ou diplôme équivalent souhaité

**Savoir-faire**:

- Maîtrise des normes rédactionnelles
- Connaissance du public accueilli et de son accompagnement souhaité
- Utilisation des procédures et documents institutionnels
- Utilisation de l’outil informatique et des logiciels professionnels.
- Reporting à la hiérarchie directe

**Savoir-être**:

- Dynamisme, Esprit d’initiative
- Capacité d’organisation, réactivité, autonomie
- Capacité à prioriser
- Résistance au stress
- Intégrité et discrétion professionnelle.
- Divers : Titulaire du permis B._

**III.** **CONDITIONS D’EXERCICE**

Mobilité interne: en tant qu’agent des Tournesols, il/elle peut être amené(e) à travailler dans tout établissement ou service de l’Institution.
- 100%, 35h annualisées, soit 37h30/semaine.
- Statut cadre
- RTT
- Congés en concertation avec le reste de l’équipe.

**Poste à pourvoir de suite.**

**Nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation, que nous étudierons avec intérêt.**

Type d'emploi : CDI, Temps plein
Statut : Cadre

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel