Assistant Administration Des Ventes

Rôle et responsabilités

En tant qu'Assistant(e) ADV, et sous la responsabilité du manager ADV/Logistique, vous jouez un rôle clé dans le bon déroulement du processus commercial et êtes l’intermédiaire entre les clients, les usines du Groupe JENSEN, les fournisseurs et sous-traitants. Vous assurez le suivi des commandes clients, de la réception administrative jusqu'à la livraison puis la réception définitive, en garantissant un service de qualité et en respectant les délais. Vous êtes également chargée de gérer les aspects administratifs et commerciaux liés aux ventes.

Tâches
- Vérification des documents administratifs des projets (offres signées par les clients, confirmations de commandes, bons de commandes, notifications et actes d’engagement).
- Création de projets à partir des offres JPP2 émises par le Bureau d’Etudes.
- Suivi des projets ( environnement MS Dynamics) en coordination avec les chargés d’affaires.
- Intégration des documents administratifs et notes de suivi de projets.
- Participation aux réunions de débriefing et revues mensuelles de projets avec les chargés d’affaires et le Directeur de la Cellule Projets.
- Préparation et envoi des commandes usines et fournisseurs externes suivant les minutes du Bureau d’Etudes et validées par le chargé d’affaires
- Diffusion des confirmations de commande usines auprès des Chargés d’Affaires.
- Transmission des listes de colisage auprès des manutentionnaires en vue de la livraison des équipements conformément au planning défini par les Chargés d’Affaires.
- Suivi des déclarations de sous-traitance auprès des Centres Hospitaliers / Etablissements de Santé en collaboration avec l’Assistante des Marchés Publics
- Cession des Marchés Publics et transmission des demandes de cautions bancaires auprès du service Comptabilité
- Suivi des délais de livraison de nos usines
- Suivi du carnet de commande de manière trimestrielle avec la Directrice Financière, le Directeur de la Cellule Projets et les Chargés d’Affaires.
- Organisation des transports routiers et maritimes et des manutentions en coordination avec les Chargés d’Affaires
- Suivi des signatures des procès-verbaux de livraison / Mise en service / Réception Définitive des projets.
- Facturation des projets conformément aux conditions de paiement mentionnées sur les confirmations de commandes transmises aux clients. Etablissement des situations d’avancement de travaux des marchés publics.
- Validation des factures Fournisseurs et sous-traitants à partir du logiciel EXFLOW
- Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) mensuelle et son suivi auprès de notre délégataire.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 3 000,00€ à 3 200,00€ par mois

Avantages:

- Intéressement et participation

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

- Assistant adv h/f ou similaire: 1 an (Requis)

Langue:

- Anglais (Requis)

Lieu du poste : En présentiel