1 Assistant Des Elus Ville D’amiens

OE-cat-B

**1 Assistant des Elus Ville d’Amiens (H/F)**

Du 27.09.2024 au 27.10.2024

La Direction Générale des Services recherche

**1 Assistant des Elus Ville d’Amiens (H/F)**

Sur le grade de Rédacteur (Réf. 5012)

**MISSIONS**

**Au sein de la Direction Assistance aux Elus Ville d’Amiens, vous**:

- **Assistez au quotidien un(e) ou plusieurs Élu(e)s dans l’organisation de leur journée et dans les missions liées à leurs délégation(s) et mandat.**:

- **Assurez les missions de secrétariat et d’assistance administrative, et être le point d’entrée de l’Élu(e) pour les services, les administrés et les partenaires extérieurs.**
- A ce titre, vos missions sont les suivantes :_

**Gestion de l’agenda et organisation des déplacements des élus**:

- Vous **organisez l’agenda** et **prenez des rendez-vous** en fonction des priorités et **assurez le suivi des invitations**.
- Vous **répondez aux sollicitations** des cabinets pour les demandes de représentations du Maire ou Président.
- Vous **préparez les dossiers** pour les réunions programmées (bureaux, conseils, commissions) et **rappelez les informations** importantes et leur degré d’urgence.
- Vous **g**érez les inscriptions** à diverses manifestations et si besoin établir le budget prévisionnel afférent.
- Vous **assurez le choix et la réservation** des hôtels, ainsi que du mode de transport.
- Vous **gérez la préparation logistique** du déplacement (réservation du chauffeur, programmation internationale des téléphones).

**Organisation, planification et participation à des réunions**:

- Vous **rédigez les ordres du jour** en concertation avec les élus et les services et **respectez les délais de transmission** de documents avant la réunion.
- Vous **réservez les salles** et le matériel nécessaire à la réunion.
- Vous participez à des rendez-vous ou à des réunions (présentation de dossiers, **prise de notes** et **rédaction du compte-rendu**).
- Vous **suivez la mise en œuvre des décisions** prises et des délais impartis.

**Accueil téléphonique et physique**:

- Vous **filtrez les appels** entrants et **traitez les appels téléphoniques** par une recherche d'informations adéquates.
- Vous **priorisez les demandes** en fonction de l’urgence et **renseignez les interlocuteurs**.

**Gestion du courrier**:

- Vous **réceptionnez**, **enregistrez **dans le logiciel Elise,** classez **et** répartissez les courriers** reçus et **transmettez les mails**.
- Vous préparez, rédigez et **envoyez des documents** et **préparez **également **des propositions de réponse** à certains courriers d’administrés.
- Vous **effectuez le suivi des courriers et des dossiers** en cours et en rendez compte à l’élu.
- Vous **gérez le circuit et la signature** des parapheurs en veillant à la **gestion des urgences** signalées.

Par ailleurs, vous **réalisez et mettez en forme différents travaux bureautiques**, **organisez le classement et l’archivage** des dossiers et assurez la **préparation**, la** gestion **et le** suivi des permanences de proximités **et des** astreintes**.

**CONDITIONS D’EXERCICE**

**Fonctionnement en binôme / Horaires variables / Pics d’activités / Disponibilité / Confidentialité /**

**Intérim de l’accueil du cabinet en l’absence de l’hôtesse d’accueil (par roulement)**

**PROFIL ATTENDU**

Vous êtes titulaire à mínima d’un **BAC**, de préférence d’un **BAC+2 **(type BTS Assistant de Direction / SAM). Vous disposez de très bonnes **techniques rédactionnelles **et **maîtrisez les outils informatiques**. Une bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale sera appréciée.

Justifier d’**expériences **sur poste similaire et/ou en **d’assistant(e) de direction **est souhaité.

Vous appréciez le **travail collaboratif **et êtes** force de proposition**. Disposant de bonnes **capacités d’analyse**, vous avez d’excellentes **qualités relationnelles (expression orale)**. A l’**écoute**, vous êtes **autonome, réactif** et **rigoureux.** Enfin, vous avez le **sens des responsabilités **et de l’**organisation.**

***

**Recrutement par voie statutaire (titulaires, lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle**
- La communauté d'agglomération d'Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion_
- en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible_

Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.41.82.