Chargé - Chargée D'accueil Des Institutions

Strasbourg, capitale européenne, ville cosmopolite située au sein d’un espace transrhénan dynamique, veut accompagner le territoire et ses habitant.es vers une transition démocratique, écologique et solidaire. Pour parvenir à cet objectif, elle doit déployer son action à toutes les échelles : transfrontalière, européenne et internationale et intégrer ces trois dimensions à l’ensemble de ses politiques publiques. Au sein de l’administration, la Direction des Relations européennes, internationales et transfrontalières (DREIT) est chargée de porter et d’animer cette stratégie.

**ACTIVITES PRINCIPALES**:

- Accueil des institutions européennes et organisation des sessions plénières du Parlement européen, de l’Assemblée parlementaire du Conseil de l’Europe et du Congrès des pouvoirs locaux et régionaux du Conseil de l’Europe_
- organiser et gérer en autonomie les transports des parlementaires.
- réaliser le suivi budgétaire : renseigner les tableaux de bord budgétaire et élaborer le prévisionnel des dépenses.
- effectuer le rapport d’activité des transferts : analyse statistique des transferts par destination et mode de locomotion (autocar/minibus/taxi).
- préparer les courriers destinés aux parlementaires européens.
- assurer la fonction de chargé d’accueil au sein des institutions européennes lors des différentes sessions parlementaires, aux aéroports et gares.
- assurer un lien permanent entre les services des institutions européennes et ceux de la Ville et l’Eurométropole de Strasbourg pour tout ce qui concerne le bon déroulé des sessions parlementaires.
- se mettre en relation avec les services des institutions européennes pour les demandes d’accréditations au Parlement européen et au Conseil de l’Europe.
- sélectionner et mettre à disposition de la direction la documentation émanant des institutions européennes (ordre du jour des sessions).
- accueillir des élu.e.s de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg, des délégations et des visiteurs en lien avec les services des institutions européennes et ceux de la Ville de Strasbourg.
- Suivi opérationnel et logistique des évènements et des accueils de délégations internationales_
- assurer le suivi opérationnel et logistique des évènements protocolaires liés à la présence des institutions européennes, ainsi que des manifestations grand public suivies par le département ou, en tant que de besoin, en appui aux autres départements de la direction.
- proposer une rédaction de cartons et courriers d’invitation.
- préparer les mailings, la mise sous pli, l’expédition des invitations et le suivi des réponses.
- élaborer le compte rendu d’événement, recueillir documents de presse, suivre les suites éventuelles (courriers, photos, etc., classer le dossier).
- préparer l’accueil de délégations européennes et internationales, en lien avec notamment les autres départements de la direction et les autres services de la collectivité.

**ACTIVITES SECONDAIRES**:

- Participer à la rédaction des cahiers des charges pour les prestations soumises au Code des marchés publics.
- Passer les commandes liées à l’exécution des marchés publics.

Au sein du Département Strasbourg Capitale Européenne et en lien avec les autres départements de la Direction des relations européennes, internationales et transfrontalières, mettre en œuvre les actions destinées à améliorer les conditions d’accueil des institutions européennes ainsi que la préparation d’évènements protocolaires et de manifestations grand public.
- BAC à BAC +2 en tourisme, évènementiel ou équivalent
- Expérience requérant une maîtrise du montage d'évènements, une connaissance des institutions européennes, ainsi que des capacités relationnelles, à appréhender les enjeux liés aux relations privilégiées avec les institutions européennes et les corps diplomatique et consulaire.
- Maîtrise des langues anglaise et/ou allemande.
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur etc.).
- Connaissance du logiciel de saisie des transferts appréciée.
- Connaissance des règles, procédures et usages protocolaires.
- Connaissance des règles de l’achat public.
- Capacité à travailler dans l'urgence.
- Rigueur, organisation et autonomie.
- Esprit d'équipe
- Sens de la diplomatie.
- Discrétion professionnelle.
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Localisation** : Hôtel de Ville / Institutions européennes.
- Disponibilité lors des évènements et manifestations.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).