Secrétaire D'accueil

**À propos de nous**:
Et si vous contribuiez au rayonnement d’une université classée dans le top10 des universités françaises ?

L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).

L’Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s’appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu’appliquée.

En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l’université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l’Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.

Au sein de l’Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l’Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c’est innover ».

**Mission**:
L'université de Lorraine recrute pour l'école des Mines, une secrétaire d'accueil H/F.

Mines Nancy est une école d’ingénieurs et composante du collégium Lorraine INP de l’Université de Lorraine.

**Mission 1 : Secrétaire d’accueil de l’Ecole des Mines**

Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone

Gérer un standard

Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier

Surveiller sur tableau synoptique les différents reports d’alarme et informer les responsables en cas de problème

Informer le Secrétaire Général ou le personnel de permanence de tous problèmes rencontrés

Contrôler les entrées et sorties à l’école sur un système vidéo et en fonction des consignes, ouvrir les portes

Effectuer des travaux de secrétariat

Apporter une aide ponctuelle aux directions de l’Ecole (mises sous pli, organisation d’évèvements )

**Mission 2 : Logistique**

Surveiller le flux des verres des machines à café situées dans le hall (procéder au nettoyage et assurer un roulement entre propres et sales)

Gérer la diffusion des abonnements aux journaux et magasines

Assurer l'entretien courant des véhicules (à moteur et vélos) de service (suivre l’entretien quotidien, la tenue des carnets de bord, la gestion des clés, la charge des batteries )

Assurer le nettoyage ponctuel du hall (comme par exemple après un évènement, vente de croissants )

Apporter un soutien logistique aux enseignants

Vérifier le planning des locaux (logiciel ADE) et assurer la gestion des clés de l’ensemble des locaux

Faire appliquer les consignes données

**Activités associées**:
En lien avec le Responsable de l’atelier de reprographie:
Gérer les demandes d’accès aux salles de sport

Gérer la salle de photocopie libre-service et l’approvisionnement en papier de l’ensemble des photocopieurs

Gérer les commandes de papier blanc et couleur dans le respect du marché

**Profil**:
Personne rigoureuse, organisée, réactive avec un bon relationnel.

Vous devez idéalement avoir une expérience réussie sur des missions similaires.

Compétences requises:
Savoir analyser et gérer rapidement des demandes d’information

Savoir appliquer les procédures de réception et de transmission des demandes d’information

Avoir une parfaite connaissance du fonctionnement et de l’organisation du site et de la localisation des services

Avoir une pratique de l’anglais oral permettant de comprendre et de renseigner un interlocuteur étranger

Savoir mettre en œuvre les consignes données

Avoir les capacités de faire face à une grande diversité de situations et à des flux de visiteurs et d’appels importants

Savoir traiter simultanément plusieurs tâches et contrôler son niveau de stress

**Savoir-faire opérationnels**:
Assurer une présence permanente à son poste de travail

Assurer l'entretien courant des outils de l'environnement de travail

Mettre en œuvre les techniques de nettoyage

Appliquer les normes, procédures et règles

Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Travailler en équipe

Savoir planifier et respecter des délais

Savoir utiliser les équipements de sécurité

Accueillir et prendre des messages