Secrétaire à 50% Cpias Grand Est

**Société**:
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

**Mission**:
**Mission principale de la structure**:
Le CPias Grand-Est constitue:

- une structure d'expertise auprès des établissements de santé, du secteur médicosocial (notamment EHPAD, FAM, MAS) et des soins de ville, contribuant à la mise en œuvre des actions des programmes nationaux de prévention du risque infectieux associé aux soins
- une structure d'appui à l’Agence Régionale de Santé (ARS) dans le cadre de sa mission auprès de ces 3 secteurs.

**Activités**:
**Bureautique**
- Traitement, mise en forme, diffusion, classement et archivage de documents : courriers, notes, rapports, compte rendus de réunions
- Reproduction de documents, diffusion de protocoles, d’informations et de recommandations
- Elaboration, gestion et suivi des listings et listes de diffusion

**Traitements de données**
- Saisie des données épidémiologiques, à visées de statistiques
- Participation au bilan d’activité annuel

**Relation avec le public**
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Accueil physique (prise en charge) des usagers (professionnels de santé, Equipes Opérationnelles d’hygiène, présidents de CLIN, directeurs d’ES)
- Traitement des demandes de documentation

**Relation avec l’équipe CPias de site**
- Prise de rendez-vous, tenue des agendas et plannings (préparation des ordres de mission et des déplacements)
- Préparation et suivi des dossiers (déplacements, réunions régionales ou interrégionales, enregistrement des signalements des infections nosocomiales)
- Gestion des demandes administratives et Ressources Humaines des membres du CPias (accès réseau, accès établissement, parking, accès self )

**Organisation des réunions (Hygiénistes et présidents de Comité de Lutte contre les Infections Nosocomiales ou CLIN, tutelles, professionnels des Etablissements médico-sociaux )**
- Gestion et réservation des salles
- Convocations et ordre du jour
- Prise de notes, synthèse, rédaction des comptes rendus et diffusion
- Participation aux réunions régionales

**Organisation des séquences de formations (IDE correspondants en hygiène, AS, ASH )**
- Enregistrement des inscriptions
- Gestion et réservation des salles
- Programme et convocations
- Prestations (élaboration des dossiers de formation)
- Suivi de la liste d’émargement et attestation de présence aux formations
- Comptabilité et facturation des journées de formation
- Enregistrements des participations aux Journées Régionales

**Gestion**
- Des fournitures du service et matériels de bureau
- Des commandes, prestations demandées par l’activité du CPias

**Profil**:
**Compétences requises**:
**Connaissances théoriques**:

- Connaître la bureautique et les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage )
- Techniques d’accueil téléphonique (patience, amabilité et cordialité)
- Internet/intranet
- Utilisation d’outils collaboratifs (web conférence, formation web )
- Techniques d’accueil physique
- Connaissances informatiques : Excel, Word, Powerpoint, Publisher et éventuellement logiciel de comptabilité CIEL
- Connaissance des Outils de bureautique : Internet explorer et autres navigateurs, E-mail (envoi et réception), Microsoft Outlook

**Compétences techniques**:

- Utiliser et maîtriser les outils informatiques et bureautiques : en mettant régulièrement à jour ses connaissances
- Utiliser Internet/intranet pour communiquer avec les interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques internes et externes
- Renseigner ses interlocuteurs
- S’exprimer clairement auprès d’interlocuteurs variés
- Prendre des notes rapidement, maitriser l’orthographe, l’expression écrite et orale
- Rédiger un compte-rendu de réunion
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu, rapport, dossier, diaporama)
- Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
- Capacités d’organisation logistique : réservation de salles, de repas traiteur, de pauses cafés, accueil de participants aux réunions et formations
- Gestion et utilisation des annuaires régionaux internes et externes

**Capacités**:

- Organisation et rigueur,
- Etre particulièrement autonome, avoir l’esprit d’initiative
- Travailler en équipe et respect de la hiér