Gestionnaire Administratif Et Financier

**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**:
Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France

Finalité du poste / Contexte:
Au sein de la Direction Europe, Transfrontalier et Solidarités Territoriales (DETST), l’unité Ressources administratives assure la gestion administrative, conduit et contrôle les productions administratives de l’ensemble des services de la Direction (commissions thématiques, délibérations, conventions, notes, courriers, etc.) et les processus techniques financiers et budgétaires. Elle travaille en transversalité au sein de la DETST et avec les Directions et services supports (Direction des Finances, des Ressources Humaines, etc.).

L’unité est également correspondante Ressources humaines, gère les moyens techniques, matériels et fournitures des équipes, contribue aux actions supports de l’institution (communication, rapports d’activités, tableaux de bord, etc.).

Au sein de l’unité Ressources, il/elle s’assure de la qualité des services faits et assure un rôle en matière de pilotage et de suivi budgétaire.

Il/Elle est le garant de la qualité des documents produits, du respect des procédures et des délais.

**Missions principales**:
Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez:
Gestion administrative
- Coordonner les notes et documents d’arbitrages
- Participer à l’élaboration des procédures et à leur bonne mise en œuvre
- Participer à l’élaboration du rapport d’activité de la Direction
- Assurer une veille documentaire et réglementaire

Préparation et suivi des commissions, délibérations
- Organiser l'échéancier de travail concernant les délibérations, les commissions (CD,CP, 5ème, 7ème et 8ème commission) et les réunions internes.
- Assurer le suivi des commissions thématiques (ordre du jour, relevé, préparation dossiers)
- Rédiger, formaliser les documents administratifs en vue de la présentation des dossiers en instance

Suivi et préparation des épisodes budgétaires de la Direction
- Instruire le budget
- Assurer le suivi et le contrôle de l'exécution budgétaire de la totalité des crédits de la Direction
- Etablir des tableaux de suivis de consommation des crédits et des autorisations de programme
- Rédiger les délibérations budgétaires
- Coordonner, gérer, contrôler les procédures budgétaires et comptables
- Alimenter et actualiser les données dans le SI financier

Coordination de l’instruction des marchés publics
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
- Participer à la rédaction des pièces contractuelles et administratives de marchés
- Assurer leur gestion financière et budgétaire
- Créer, exécuter, suivi des marchés de - 50 000 €

Secrétariat
- Rédiger des courriers, notes et comptes-rendus
- Réceptionner et vérifier le courrier de la Direction (dont sa Gestion Electronique) départ/arrivée, ainsi que les navettes des parapheurs de la direction
- Organiser et suivre le planning des congés de la Direction
- Classer et archiver les dossiers

Correspondant ressources humaines
- Assurer l’interface avec les différents services RH
- Mettre à disposition des agents les documents ressources
- Être le relai d’information et l’interlocuteur privilégié aussi bien pour les agents que pour les services RH lors des grandes campagnes RH (entretiens professionnels, avancement/ promotion )
- Participer à l’intégration des agents, en lien avec les services concernés (accueil, mise à disposition de la documentation, suivi de leur année de stage, recueil des besoins en formation )
- Aider à la rédaction des profils
- Saisir et suivre les procédures RH sous le logiciel dédié

Référent
- RGPD, développement durable, numérique, finances et marchés.
- Référent Archives pour la DETST

**Profil recherché**:
Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoirs et savoir-faire justifiés par une expérience:

- Maîtriser la procédure budgétaire et de paiement du Conseil départemental
- Connaissance de fonctionnement de l'institution départementale et organes de décisions (Commission, CP, CD)
- Maitriser les outils bureautiques et SI financier
- Sens de l'anticipation
- Capac