Coordonnateur Administratif

Ce poste est à pourvoir au sein du Greta

PROFIL DE POSTE

**Coordonnateur Administratif (H/F)**
**CF3P BOULAZAC - Agence de Dordogne**

**Mission**

L’agent collecte et traite les informations permettant le fonctionnement des dispositifs de formation.

En tant qu’animateur, l’agent assure la mise en œuvre et le suivi de l’offre du dispositif de formation.

L’agent réalise et s’assure de la mise en œuvre des activités et tâches qui concourent au processus de formation. L’agent est le garant de la qualité du service rendu.

L’agent est le responsable de la production du CF3P et organise l’ensemble de la production (planification-organisation matérielle des salles de cours).

L’agent coordonne les interventions des formateurs, travaille en collaboration étroite avec le(s) Conseiller(s) en Formation Continue, s’assure de la gestion des dossiers stagiaires (gestion des documents administratifs, des présences). Responsable des différents documents et supports remis aux stagiaires, l’agent coordonne leur production avec l’équipe des formateurs.

**Contexte et activités**

L’agent est placé sous l’autorité hiérarchique du Président du GRETA-CFA Aquitaine et Chef d’Etablissement Support (CESUP).

Son supérieur hiérarchique direct est le chef d’établissement de l’établissement de rattachement.

L’agent travaille en relation fonctionnelle avec le(s) CFC chargés du développement du dispositif et avec l’ensemble des autres pôles et membres de l’équipe du GRETA-CFA Aquitaine Agence de Dordogne : pôle commercial, conventionnement, gestion administrative et budget.

Il est en lien étroit avec la coordonnatrice de l’Agence.
- **Gestion opérationnelle**:

- Planifier les groupes et les permanences sur l’année en fonction de la demande
- Créer et mettre à jour les plannings des intervenants (formateurs permanents du GRETA-CFA Aquitaine et intervenants extérieurs en fonction du domaine d’expertise recherché)
- Réaliser l’accueil des stagiaires, analyser les besoins et conduire les tests de positionnement
- Accompagner individuellement les stagiaires tout au long de la formation en faisant le lien avec les prescripteurs
- S’assurer des conditions d’entrée en formation des stagiaires, gérer les absences, les suspensions, les abandons
- Organiser le suivi de la formation, assurer la mise à jour des dossiers administratifs des stagiaires (contrats pédagogiques, livrets pédagogiques, attestation des acquis, etc.)
- Prévoir la validation de la formation ou la reconnaissance des acquis, réaliser les bilans de fin de formation
- **Gestion administrative et financière**:

- Participer à l’élaboration de devis pour des actions de formation
- Planifier les actions de formation, les parcours et les inscriptions des stagiaires dans les logiciels PROGRE et EOS
- Attester les entrées en formation dans le logiciel KAIROS
- Collecter et traiter les données concernant les Conventions
- Saisir les heures réalisées dans les logiciels PROGRE et EOS
- Transmettre les éléments nécessaires au suivi financier de l’action de formation
- **Gestion des infrastructures**:

- Analyser les besoins en équipements et ressources pédagogiques en collaboration avec le CFC, le gestionnaire et le Responsable pédagogique
- **Gestion pédagogique**:

- Coordonner les actions des formateurs
- Initier et animer des réunions pédagogiques en amont, pendant et en fin d’actions de formation
- Faciliter les échanges entre les formateurs intervenant sur la même thématique
- Accompagner les formateurs sur la gestion des groupes, les progressions pédagogiques, les emplois du temps
- Planifier et s’assurer de la mise en œuvre de l’évaluation formative des stagiaires (bilans à mi et en fin de parcours)
- Coordonner le déroulement des évaluations (CLEA)
- Organiser les remplacements en cas d’absence avec la CFC et le service RH de l’Agence
- Collecter et formaliser les informations nécessaires à l’élaboration des bilans qualitatifs et quantitatifs de l’action de formation

(enquêtes de satisfaction)
- Vérifier la conformité de la prestation aux exigences du commanditaire et de la démarche qualité tout au long de l’action.
- **Gestion des ressources humaines**:

- Organiser les remplacements en cas d’absence avec le CFC et le service RH de l’agence
- Déclarer mensuellement les heures faites par les formateurs dans le respect des annexes financières et transmettre l’information au service RH de l’Agence.
- Participer au recrutement et à l’accueil des nouveaux personnels
- **Gestion des ressources humaines**:

- Participer aux réunions avec les partenaires et prescripteurs en appui de la CFC
- Entretenir la qualité des relations avec le réseau des entreprises partenaires

**Connaissances et compétences requises**:
**Connaissances**:

- Connaitre l’offre de formation, l’environnement social et professionnel du territ