Secrétaire Médicale Polyvalente

Le Centre Hospitalier Charles Perrens est aujourdhui un hôpital de recours et de référence à léchelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale.

Il a su au cours de ces 10 dernières années consolider et affirmer ce positionnement.

Le Centre Hospitalier Charles Perrens assume une triple mission de soins, denseignement et de recherche.

Il dispense des soins de proximité pour un bassin de population de 820 000 habitants (Métropole, Médoc et Bassin dArcachon) ainsi que de nombreuses activités de recours au plan régional, voire national : Bipolarité, Schizophrénie, Pathologies Anxieuses et Dépression résistante, Déficits de lattention et Hyperactivité, Autisme et Troubles du Neuro-Développement, Addictions, Psycho-traumatologie...

La prise en charge des crises et des urgences psychiatriques est organisée par le SECOP (24h/24, 7j/7), avec une moyenne de 8000 passages par an.

Le traitement des patients est assuré à tous les âges de la vie : unité mère-enfant, petite enfance, enfants et adolescents, jeunes adultes, personnes âgées.

Rattaché au pôle PUMA, le Centre hospitalier Charles Perrens recrute une secrétaire médicale (F/H) à temps plein sur deux équipes (50% sur 3114 Centre répondant et 50% sur Consultation endeuillés par suicide) pour un CDD de 6 mois.

Mission générale du poste 3114 Centre répondant:
Apporter un support à lactivité de réponse : rédactions de courriers, réponses aux mails...

Organiser pour léquipe la gestion des temps communs (réunion, visio-conférences etc...), les activités de traitement et de transmission de linformation.

Apporter un support à lactivité de réseau du Centre Répondant : rédaction des comptes-rendus de réunions, planification des rendez-vous et des déplacements du médecin responsable et du chargé de réseau, accueil téléphonique des partenaires...

Orienter les différents partenaires du 3114 en fonction de la demande identifiée par les répondants.

Mission générale du poste Consultation endeuillés par suicide:
Organiser et assurer le secrétariat de léquipe Consultation Endeuillés par suicide, dans le respect des règles institutionnelles.

Activités du poste 3114 Centre répondant:
Gestion administrative:Traitement et mise en forme de documents, rapports, comptes-rendus de réunion.Traitement des courriers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage).Ouverture et suivi du Dossier Patient Informatisé.Transmissions des courriers pour demande de réponse ou dinformation, au sein du service ou en externe, après validation du médecin responsable ou selon les procédures définies au sein du secteur.Préparation des dossiers, formalisation et reproduction de documents.

Plannings et réunionsOrganisation des rendez-vous, tenue des agendas.Organisation des réunions : préparation de lordre du jour, gestion de la salle de réunion et du matériel, formalisation des supports de présentation et des comptes-rendus de réunions.

Accueil:Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques des partenaires.Accueil physique des autres publics (journalistes, politiques, professionnels, équipes dautres Centres Répondants de France, partenaires du 3114, stagiaires, etc.)Accueil des nouveaux membres de léquipe et être en capacité de présenter le service.

Activité de réseau:Savoir identifier les futurs partenaires locaux potentiels et le faire remonter au responsable médical.Contribuer au réseau des AMA du 3114 au sein des Centres Répondants de France.Gestion des fournitures et matériels (en collaboration avec la cadre de santé du Centre Répondant)

Activités du poste Consultation endeuillés par suicide:

- Assurer l accueil téléphonique des patients et des professionnels -Gérer la prise des rendez-vous médicaux et psychologues
- Participer à la gestion, au traitement et au suivi de lensemble des courriers, dossiers et documents administratifs nécessaires au suivi des patients
- Saisir, scanner et mettre en forme les documents, rapports, comptes-rendus médicaux, paramédicaux et courriers
- Assurer l ouverture et le suivi des Dossiers Patients Informatisés, mais également la saisie de l activité médicale
- Classer et diffuser de façon méthodique et pertinente les informations
- Contribuer à la délivrance de renseignements d ordre général, dans son domaine de compétence
- Participer au suivi de lactivité du dispositif et à la rédaction du rapport annuel dactivité en collaboration avec lencadrement -Participer à la démarche qualité

Diplôme:

- Baccalauréat Sciences Médico-Sociales.
- Diplôme de Secrétariat Médico-Social.

Spécificités du poste:

- Poste à mi-temps basé sur le Centre Hospitalier Charles Perrens, au sein de locaux hébergeant le 3114, VigilanS et QuestionsPsy.

Poste à mi-temps pour la consultation endeuillés par suicide
- Horaires en journée du lundi au vendredi.