Chargé de Gestion Administratif Et Adv

Description de l'entreprise Chez TRIGO, nous sommes convaincus que la Qualité est essentielle à la performance de l’Industrie et à sa durabilité. C’est pourquoi nous déployons des solutions qui optimisent les productions industrielles, à l'échelle mondiale. Nous sommes 10 000 collaborateurs dans 26 pays, offrant un portefeuille complet de services à de nombreuses chaînes d'approvisionnement et de fabrication. De l'inspection et la retouche au conseil et à l’ingénierie, nous nous engageons pour la qualité de nos partenaires industriels. Nous nous appuyons sur nos solutions technologiques en développement, basées sur l'industrie 4.0, l'analyse de données et l'intelligence artificielle. Au sein d'une entreprise à l'esprit start-up et à la culture internationale, vous contribuerez et améliorerez l'efficacité de nombreuses chaines de montage et d’assemblage. Grâce à des missions engageantes et responsabilisantes, vous constaterez l'impact de vos efforts. Rejoignez une équipe engagée qui vise l'excellence Description du poste Rattaché(e) à la Responsable de la Gestion aux Opérations (RGO), vous aurez pour principale mission d'assurer, en collaboration avec votre manager, la coordination administrative des différents sites de la région en assurant un suivi des activités opérationnelles. Par ailleurs, vous contribuerez à la bonne utilisation des outils digitaux sur les sites pour en extraire les indicateurs de pilotage de la performance, d'aide à la facturation, et de suivi des activités à destination des clients. A ce titre, vos missions seront les suivantes: Support aux Operations: - Fournir tout type de reporting aux clients - Participer aux clôtures mensuelles et s'assurer du respect des délais. - Traiter les anomalies de gestion (suivi de missions, drapeaux dans ETraq, paramétrages...). - Encadrer la mise en place administrative d'un nouveau site (lister les interlocuteurs du site, processus de facturation, création dans les bases...). - Mettre en place de KPI et tableau de bord pour suivi activités. - Fournir un premier niveau d'analyse type contrôle de gestion. - Superviser l'archivage des documents site. - Gérer l'intendance "régional" (locations hôtels/trains liées aux déplacements, réservation de salles de réunion, contrat de location, prestations de nettoyage...). Gestion du personnel: - Dossiers du personnel complets en collaboration avec le service RH - Suivi des habilitations et des besoins de formations le cas échéant - Bonne gestion des compteurs (RTT, modulation, etc) selon les règles RH / légales en vigueur - Réconciliations entre le temps enregistré dans les bases et les feuilles de temps validées par les employés (« prépa salaires ») - Organisation des visites médicales (périodique, de reprise...) Gestion de l'Intérim: - Contribuer au traitement et au suivi de l'intérim (documents règlementaires, signatures des contrats, suivi des relevés d'heures, etc.). - Assurer une gouvernance régionale sur le processus d'intégration des intérimaires. - Réaliser des alertes en cas de dérives de ces process. - Participer et suivre la gestion de la facturation. Support Au Développement Commercial: - Suivi et gestion des commandes clients et des lettres de missions (signatures, enregistrement dans E Traq...) - Elaboration des Propositions Technico-Commerciales (PTC), voire devis selon l'organisation régionale - Mise à jour de la base de données clients (CRM) sous la supervision de l'Account Manager pour des renouvellements d'offres - Référent auprès des services centraux facturation & recouvrement (vérification des encodages, détail des frais annexes, suivi des missions pour des clients à risque, support à la création de clients...) - Agir sur le niveau de satisfaction client en s'assurant de la bonne complétude des outils venant alimenter les éléments du reporting client (espace collaboratif, demandes ad hoc...). Support sur les outils digitaux: - Etre le Key user d'outil digital pour les outils TRIGO (Etraq / Data Entry / Peopulse /BI/ Espace Collaboratif...). - Participer à la définition des besoins d'évolutions sur les outils et s'assurer du bon déploiement opérationnel. - Former et accompagner les utilisateurs sur sites. - Résoudre les problèmes utilisateurs non résolus sur sites. - Créer et maintenir les paramétrages nécessaires au bon fonctionnement des outils. Relais aux achats: - Superviser la gestion centralisée des achats types smartphones, tablettes, petits outillages, etc. afin de constituer un stock régional à destination des sites. - S'assurer de la bonne gestion des contrats des moyens de manutention (fin de validité, routines de maintenance...). **Qualifications**: Vous êtes issu(e) d'une formation minimum BAC Pro en Assistanat Administratif / Secrétariat, et vous justifiez d'une expérience professionnelle de minimum 5 ans sur un poste similaire. Vous êtes une pers