Gestionnaire Achat

Le Centre Hospitalier du Haut Anjou, ou CHHA, est un établissement MCO - SSR - Psychiatrie et médico-social, positionné sur le Sud de la Mayenne et le Nord-Ouest du Maine et Loire. Il est situé à moins de 40 minutes d’Angers et à 25 minutes de Laval.
L’Établissement fait partie du GHT de la Mayenne, il dispose historiquement de liens étroits avec le CHU d’Angers, sur diverses disciplines : l’urologie, la gynécologie obstétrique, la chirurgie viscérale et la chirurgie orthopédique.

Le Centre Hospitalier du Haut Anjou recherche un ou une gestionnaire achat - secteur Médical à temps plein (37h30).

Le gestionnaire à la DALT est chargé de mettre en œuvre, suivre et contrôler les dépenses majoritairement d’exploitation de fournitures, de services et/ou travaux, de l’engagement au mandatement.

**ACTIVITÉS PRINCIPALES**

**Gestion des demandes**:

- Réceptionner et analyser les demandes d’achat en tenant compte des autorisations budgétaires
- Élaborer des bons de commandes aux fournisseurs à partir des besoins des services en fonction des marchés ou des contrats en cours. Par défaut, sécuriser la dépense publique en réalisant des demandes formalisées de devis ou des consultations formalisées
- Analyser les devis ou offres
- Éditer les commandes à partir du logiciel métier GEF Maincare
- Être garant de la bonne affectation de la dépense en fonction de sa nature (compte, UF, nomenclature, budget, marché)
- Être force de proposition dans l’optimisation des commandes ; optimiser le mode de transport en respectant les couts
- Prévoir et anticiper les demandes programmées (campagne périodique de recensement)

**Gestion des marchés et contrats**:

- Recenser et analyser les besoins
- Créer des marchés dans le logiciel métier GEF Maincare (numérotation, rattachement fournisseurs, produits, budget)
- Suivre l’exécution des marchés et alerter la cellule « marché » si nécessaire
- Mettre à jour la base documentaire des marchés du CHHA à partir des documents mis à disposition sur le portail de la cellule marché du GHT

**Gestion et suivi des commandes en cours selon son domaine d’activité**:

- Contrôler les bons de livraison et s’assurer du service fait
- Contrôler la conformité des prestations par consultation de documents ou d’outils informatiques (GAM, plateforme de commande de transports, portails internet des fournisseurs ) ou autres supports
- Rattacher les bons de commandes aux bons de livraison et vérifier la cohérence des deux (prix, quantités livrées / commandées)
- Réceptionner comptablement les commandes après validation de la bonne réception et du service fait
- Télécharger les factures sur CHORUS et / ou dématérialiser les factures « papier » reçues
- Assurer le « contrôle ultime » avant le mandatement des marchés sur le logiciel métier GEF Maincare (vérification des prix, des révisions de prix, des pénalités, des réfactions, du RIB, ()
- Générer et suivre les flux de mandatement
- Traiter les litiges et contentieux

**Suivi et contrôle budgétaire**:

- Gérer et suivre les comptes
- Gérer et suivre des clôtures annuelles
- Respecter les délais de clôture
- Contrôler et suivre les commandes en cours et non réceptionnées
- En lien avec son responsable, suivre et analyser les écarts de dépenses, élaborer l’EPRD

**Suivi d’activité**:

- Élaborer, recueillir, saisir, mettre à jour et / ou sauvegarde de données, d’information, de tableaux de suivi et d’analyse
- Gérer et suivre des tableaux de bord : suivi des marchés, des contrats de location, des contrats de maintenance préventive et corrective, des contrôles périodiques obligatoires ou pas, d’activité des transports (de biens et sanitaires), des analyses biologiques, des dépenses liées à des investissements de travaux, des parcs de tout type de matériel
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine

**Traiter les demandes des différents interlocuteurs**:

- Fournisseurs : gestion des litiges, gestion des relances, suivi et gestion de sinistre avec assureur
- Trésorerie : Gestion et suivi des mises en instance de la TP
- Autres services internes : les services de soins ; les services en charge d’approvisionnement ; la cellule des marchés ; les services financiers

**Régie d’avances**
- Liquider et mandater les factures des activités (devis ou contrat validés en amont),
- Suivre le tableau de la régie, le remboursement des agents,
- Établir le chèque de remboursement sur présentation du ticket de caisse ou facture transmis par les agents,
- Tenir à jour le tableau de suivi, liquider et mandater la Régie pour réapprovisionnement avant envoi à la trésorerie

**Activités diverses**:

- Accueillir et encadrer (tutorat) des stagiaires
- Classer, trier et participer au versement des archives du service

**SAVOIRS-FAIRE**:

- Connaissance