Assistant/assistante de Direction

Description de l'établissement:
Le Centre Hospitalier de Villefranche de Rouergue est un établissement public autonome de 538 lits et places répartis sur 2 sites géographiques : le Site de la Chartreuse et celui de Rulhe

L'offre de soins est très vaste et allie compétences, technicité et humanité. Le Centre hospitalier de Villefranche de Rouergue est un établissement très actif qui s'est beaucoup développé ces dernières années grâce aussi à la confiance de la population desservie. Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire du Rouergue créé en juillet 2016 et qui a pour objectif d'améliorer le parcours de soin des patients du territoire en s'appuyant sur un Projet Médical et Soignant Partagé.

Description de la mission:
CDD Renouvelable

Conditions particulières d'exercice:
La base de la durée hebdomadaire du travail est de 36h par semaine avec 6 jours de RTT par an pour un temps

plein.

Travail du lundi au vendredi : 8h45-12h00 13h45-17h45

Descriptif du profil recherché Pré-requis, titulaire de l'un des diplômes ci-dessous:
BTS Assistant de direction Bac pro secrétariat

Poste à Temps plein

PRESENTATION DU SERVICE

La Direction Générale se trouve au premier étage du bâtiment administratif, site de la

« Chartreuse ».

Elle est composée de:
Un Directeur

Un Attaché d'administration chargé des affaires générales, des relations avec les usagers et de la communication

Assistant/Assistante de Direction

MISSION DU SERVICE

Objectifs principaux:
Définir et mettre en œuvre les orientations stratégiques de l’établissement. Fixer les objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances de l’établissement.

Gestion des moyens et des ressources: techniques, financières, humaines, informationnelles.

Organisation et suivi opérationnel des activités et projets

Description du poste

Le/la secrétaire de direction organise pour le Directeur le traitement et la circulation de l’information, des

documents et des communications téléphoniques liées au service.
- Accueillir et orienter des personnes : agents, usagers, patients ,
- Traiter les appelstéléphoniques du service de la direction générale,
- Traiter tous les mails et les diffuseraux personnes concernées,
- Prendre les rendez-vous et gérer les agendas du Directeur,
- Traiter les courriers de son service: enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage,
- Frappe et mise en forme des courriers de la Direction,
- Reproduire et diffuserdivers documents,
- Assurer le suivi des instances (Directoire, Conseil de surveillance,... : réaliserles convocations, réserver la salle, frappe des comptes rendus ,
- Organiser des réunions,
- Traiter et acheminer des appels téléphoniques et des courriersvers les autres services de l’établissement,
- Compléter et diffuser le tableau hebdomadaire des astreintes

Profil recherché:
Savoir:
Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement. Maîtriser les outils bureautiques et de communication.

Avoir des connaissances générales en droit hospitalier

Savoir-faire:
Maitriser les techniques d'accueil téléphonique Force de proposition

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Rédiger et mettre en forme divers documents

Savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser. Travailler en équipe

Savoir être:
Etre accueillant, disponible, dynamique.

Aisance rédactionnelle et maîtrise de la grammaire et l'orthographe Rigueur, organisation, discrétion.

Horaires : Horaires normaux

Période de la journée : Jour

Contrat à durée déterminée