Secrétaire Administratif

Description de l'établissement: Le Centre Hospitalier de Thiers 30 minutes de Clermont Ferrand et de Thiers GHT "Territoires d’Auvergne" Direction commune avec: - Centre Hospitalier d’Ambert - EHPAD Les Papillons d’Or de Courpière - EHPAD Saint Germain l’Herm - EHPAD Saint Amand Roche Savine 441 lits et places 6 pôles d’activités: - pôle 1: Urgences, soins critiques et imagerie - pôle 2: Spécialités médicales - pôle 3: Santé mentale et addictologie - pôle 4: Activités chirurgicales et gynéco obstétriques - pôle 5: Activités médicotechniques et transversales - pôle 6: Gériatrie En quelques chiffres: - Environ 720 agents médicaux et non médicaux - 200 infirmiers - 8 598 séjours - 129 347 journées d’hospitalisations - 13 984 passages aux urgences - 1 511 interventions chirurgicales Description de la mission: **IDENTIFICATION DU POSTE**: Adjoint Administratif - 1ème classe Quotité de Travail : 100% (80% service éco - 20 % accueil gestion patient) **PRESENTATION DES SERVICES**: Le service économique, composé de huit agents, est intégré au pôle ressources opérationnelles et durables, lui-même composé des services finances, accueil-gestion-patients, logistiques (cuisine, lingerie, transport) et développement durable. Le responsable du service est appuyé par deux chargés de cellules. Le service économique se décline en trois cellules: - Une cellule immobilière et investissements ; - Une cellule médicale et RH ; - Une cellule hotellière et générale. Le service économique assure entre autres: - Le traitement de l’ensemble des factures du centre hospitalier - Les relations fournisseurs, trésorerie hospitalière, etc - Les devis et commandes de produits - Le suivi des différents marchés **LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES** - Liaison hiérarchique Directeur du CH - Directrice adjointe en charge du pôle ressources opérationnelles et durables - Responsable du service économique et responsable du service accueil gestion patients - Chargé de la cellule hôtelière et générale - Liaison fonctionnelle Direction, services administratifs, pharmaciens, économat, finances, **HORAIRES DE TRAVAIL** Du lundi au vendredi - Horaires : 7h30 de travail journalier (8h00 - 16h00 sur 4 jours, 8h30-16h30 ou 9h00-17h00 sur une journée) **MISSIONS / ACTIVITES PRINCIPALES** **Services économiques / achats (80% - 4 jours par semaine)** **Dans les domaines de compétences relevant de la cellule hôtelière et générale**: - Prestations intellectuelles : animation, EHPAD, psy - Matériel hôtelier - Linge, lingerie interne, prestation extérieure blanchisserie - Achats matériels cuisine, gestion factures cuisine - Gestion administrative du Magasin - Services techniques (matériel et fourniture, entretien espaces verts,) - Parc automobile : entretien, contrat location, carburant, péage, - Abonnements (journaux, presse professionnelle,) - Téléphonie fixe et portable - Contrats informatiques - Prestations hôtelières à destination des patients (kiosque, distributeur, TV ) **Le suivi des achats**: - Appui le chargé de cellule dans la prise en charge des besoins exprimés par les services demandeurs - Gestion des commandes : engagement, réception dans le respect du plan comptable et l’imputation analytique (par UF) - Traitement des factures : extraction sur Chorus pro, rapprochement avec la commande, contrôle, liquidation, rejet, litige - Mandatement : au fil de l’eau, selon les règles de priorités définies - Appui le chargé de cellule dans les relations fournisseurs : gestion des relances, litiges, rejets, annulation **Suivi budgétaire et financier**: - Tableaux de bord et de suivi : énergie, téléphone, linge, déchets, carburant, - Alerte en cas de surconsommation, de dérives **Activités diverses**: - Archivage - Participation aux réunions de service - Une polyvalence au sein du service pourra être demandée, la liste des missions peut être évolutive. **Service accueil gestion patients (20% - 1 jour par semaine)** **Accueil et admissions patients au guichet**: - Accueillir les usagers et les familles - Création et gestion des dossiers d’admissions des consultations externe et d’hospitalisation - Compléter les dossiers par les différents débiteurs et assurer leur mise à jour - Régulariser les mouvements en lien avec les unités de soins de l’hôpital - Editer les étiquettes d’identification des patients - Préparer les dossiers de pré admissions pour les consultations externes et les hospitalisations - Gestion des formalités administratives en cas de décès d’un patient (lien avec les pompes funèbres et le service d’état civil) - Suivi des dossiers bloqués pour leur mise à jour (débiteur) Profil recherché: **SAVOIR FAIRE - SAVOIR ETRE** - Rigueur - Capacité à collaborer avec les membres de l’équipe, l’ensemble des services et interlocuteurs variés (direction, médecins, cadre, administratif ) - Appliquer des procédures - Disposer d’un sens relationnel et savoir faire preuve d’une communication adaptée, à l’écrit et à l’oral - Capacit