Assistant(E) Administratif Polyvalent(E)

**Octoflux** est une entreprise dynamique spécialisée dans la conception et la préfabrication de pieuvres et d'armoires électriques. Forte d'une équipe de 25 professionnels dévoués, Octoflux est un acteur clé au sein du groupe Soflux, intervenant sur tous les chantiers réalisés par les entreprises affiliées. Notre engagement envers l'excellence opérationnelle et la qualité des produits est au cœur de notre mission. Nous sommes actuellement à la recherche d'une **Assistante Administrative polyvalente** pour rejoindre notre équipe et jouer un rôle essentiel dans le soutien administratif de notre entreprise. **À propos de vous**: Vous avez un diplôme de niveau IV (Bac professionnel ou technologique dans le secteur du tertiaire à compléter par une expérience professionnelle ou un NIVEAU III (Bac +2) en gestion d'entreprise, secrétariat, assistanat technique, gestion ou commerce. Sensible aux relations humaines, avec un esprit d’équipe. Vous savez vous adapter et anticiper chaque situation et vous êtes une personne discréte. De plus, vous maîtrisez les outils bureautiques. **Quelles seront vos missions ?** **Accueil**: - Assurer un accueil chaleureux et professionnel des visiteurs. - Gérer les appels téléphoniques, réceptionner, traiter et orienter les appels et les messages téléphoniques. **Gestion du Courrier**: - Rédiger et mettre en forme des courriers et autres documents administratifs. - Assurer l'envoi postal. **Comptabilité**: - Saisir les heures des salariés, intérimaires, apprentis, etc., sous Excel et logiciel comptable. - Saisir les bons de livraison. - Gérer les factures fournisseurs, y compris les bons à payer et les avoirs. - Saisir et traiter les factures "Transporteur" (traitement spécifique). - Saisir les devis du Groupe SOFLUX et suivre les prises de commandes pour le Groupe. - Établir les factures clients et assurer le suivi des règlements. - Ouvrir les comptes fournisseurs. - Effectuer le classement comptable. **Gestion du Personnel**: - Préparer et gérer le planning des congés payés, maladies professionnelles, accidents du travail et formations du personnel. - Élaborer les quantitatifs et passer les commandes de fournitures, y compris les vêtements de travail et les équipements de protection individuelle. - Répondre aux demandes d'informations du personnel en collaboration avec la direction et le service des ressources humaines. **Gestion des Stocks**: - Établir les commandes de matériel courant et envoyer les commandes aux fournisseurs après validation de la direction. - Saisir les inventaires des stocks (1 à 2 fois par an). - Réaliser le bilan mensuel des entrées et sorties de stocks. - Passer les commandes de fournitures de bureau, papier, papier en-tête, produits d'entretien et vêtements de travail. **Divers**: - Prendre des notes et rédiger des comptes rendus. - Préparer et suivre des dossiers administratifs. - Assurer la reproduction de documents. - Gérer le classement et l'archivage des documents. - Prendre des rendez-vous et tenir l'agenda du directeur d'établissement. - Réserver des trains et des hôtels. - Gérer les communications diverses, y compris l'affichage, le site Web, et les cartes de vœux. - Assurer le suivi des stagiaires et apprentis. - Préparer et suivre les contrats annuels relatifs à la gestion des déchets, aux appareils de mesure, à la sécurité incendie, au chariot élévateur et au contrôle électrique des locaux. **Qualifications requises ?** - Expérience préalable en tant qu'assistante administrative ou dans un rôle similaire. - Excellentes compétences en communication écrite et orale. - Maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Office. - Grande capacité d'organisation, de gestion du temps et de résolution de problèmes. - Attitude professionnelle, discrétion, et respect de la confidentialité. - Capacité à travailler de manière autonome et en équipe. **Ce que nous offrons ?** - Un environnement de travail dynamique au sein d'une entreprise en pleine croissance. - L'opportunité de contribuer de manière significative au succès de l'entreprise. - Des avantages compétitifs, y compris des opportunités de formation continue. - Une équipe engagée et collaborative. Si vous êtes prêt(e) à rejoindre une entreprise qui valorise l'engagement envers la qualité et le développement professionnel, nous vous encourageons à postuler. Qui sommes nous ? Acteur majeur des services multi-fluides, le groupe SOFLUX intervient sur l'ensemble du territoire national. Depuis 1981, SOFLUX oeuvre à la réalisation de projets de construction ou de réhabilitation, dans le domaine du logement collectif, de la santé, du commerce, de l'éducation, de hôtellerie et de l'industrie notamment. 3 ENTREPRISES : SNEE et SERE, référents en matière de génie électrique, de génie climatique et d'énergies renouvelables. OCTOFLUX, expert de la préfabrication de produ