Assistant Administratif Et Gestion de Temps

**Company Description**:

- Beck & Pollitzer is the world’s leading provider of industrial installation and machine relocation services. We deliver an unrivalled range of services to all clients, both locally and internationally.
- We are passionate about our customers and the work we do for them. Therefore, we pride ourselves in consistently delivering excellence, no matter how complex the project.
- We firmly believe that we achieve more when we work together, and recognise that people are the heart of the business.
- At Beck & Pollitzer everything we do is based on our core values; colleagues working together, passion for our customers and the work we do for them and being consistent and persistent in all we do. We recruit people who demonstrate these values and are good at what they do.
- When you join our team, you will become involved in supporting or delivering some of the biggest and most complex machinery installation and relocation projects in the world. Our people are experts in a diverse range of industries including automotive, aerospace, infrastructure, print, packaging, FMCG, metals and many more.

**Position**:

- Sous la responsabilité de la et de la **Régional Ressources Manager,** le/la Assistant administratif et gestion de tempsa pour missions principales de:

- Suivi quotidien des présences, traitement des anomalies de pointage et validation des pointages hebdomadaires avec les responsables de site
- Création, mise à jour et archivage des profils du personnel et des sous-traitants, ainsi que l’affectation correcte aux projets/sites.
- Gestion des badges et cartes d’accès, préparation et paramétrage des tablettes et kiosques pour les chantiers, et suivi des stocks.

**ACTIVITES / ATTRIBUTIONS**

**Gestion du personnel et des projets**
- Créer, mettre à jour et archiver les profils des employés et des sous-traitants selon les procédures du Groupe.
- Affecter le personnel aux projets/sites et assurer la bonne allocation des sous-traitants (selon ODM et Manpo).
- Participer à l’accueil administratif des nouveaux arrivants et à la mise à jour des dossiers du personnel.
- Vérifier la création des projets et assurer l’archivage des projets terminés.

**Gestion des temps de travail**
- Suivre quotidiennement les présences sur tous les sites de projets.
- Identifier et traiter les anomalies ou absences non justifiées, en contactant les responsables de site ou les employés concernés.
- Corriger les écarts dans le système de gestion des temps.
- Valider les pointages hebdomadaires avec les responsables de site.
- Compiler, vérifier et préparer les éléments mensuels de pointage pour la paie et/ou la facturation des sous-traitants.

**Gestion des accès et équipements**
- Intégrer les nouveaux employés dans le système de badgeage et créer les cartes d’accès.
- Assurer le suivi des badges perdus, défectueux ou à renouveler.
- Préparer et paramétrer les tablettes et kiosques pour les chantiers, en veillant à la gestion des stocks et des affectations des dispositifs et badges.

**Support administratif RH**
- Collaborer avec les équipes RH et paie pour garantir la transmission précise et ponctuelle des informations.
- Fournir un support opérationnel aux équipes terrain et maintenir une communication fluide entre le siège et les sites.

**Requirements**:

- Première expérience sur un poste similaire (gestion des temps, suivi du personnel, administration RH, gestion de projets ou sous-traitants).
- La connaissance du secteur industriel ou des environnements multisites est un plus**.**

**Compétences et qualités requises**
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
- Connaissance des systèmes de gestion des temps et de badgeage (Kelio, Bodet, Jibble, ou équivalent).
- Anglais opérationnel (lecture et échanges simples).
- Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités.
- Bon relationnel et aptitude à communiquer avec des interlocuteurs variés.
- Autonomie, adaptabilité et esprit de résolution de problèmes.
- Respect de la confidentialité et intégrité professionnelle.

**Other information**:

- CDD de 3 à 6 mois.