Assistant (E) Administrative Et Financière

L’assistante administrative et financière a en charge les taches de gestion administrative et de secrétariat nécessaires au fonctionnement de la réserve. Elle est placée directement sous l’autorité du directeur.

Elle apporte un soutien logistique aux agents de la réserve, en particulier le directeur, au plan du suivi des dossiers et des procédures administratives et comptables, de la logistique des réunions et des missions de la réserve. Elle participe également aux missions d’accueil et de valorisation de la réserve.

Il s’agit d’un poste polyvalent touchant aux finances et à la comptabilité, aux ressources humaines, à la gestion de l’établissement, à la vie associative et à l’accueil du public.

MANAGEMENT ET SOUTIEN:
Volet « gestion des dossiers sur le plan financier et administratif »Se charge du suivi administratif et financier des dossiers relatifs à la gestion de la réserve (instruction, aide au montage, gestion, suivi des dossiers de subventions, relationnel avec les partenaires financiers ).Établit des rapports financiers et des rapports d’activités pour la SNPN et les financeurs (collectivités, État, établissements partenaires, mécènes ).Crée et améliore des outils de gestion, de planification et de suivi ; met en oeuvre les outils du siège.

Volet « budget et suivi des procédures »Élabore avec le directeur et les responsables de pôle, le trésorier et le siège de Paris le budget prévisionnel n+1.Contrôle le suivi des dépenses et des recettes de l’année n en lien avec le cabinet comptable et la RAF.Effectue le suivi et le contrôle de la comptabilité en lien avec le cabinet comptable et la RAF.Développe, met en place des outils d’ajustement et de régulation.Assure la gestion financière (suivi de la trésorerie, dépôts de recettes à la banque, relation avec la banque, paiement et gestion des fournisseurs).Échange avec le cabinet comptable et le siège SNPN pour la centralisation des pièces comptables, la codification des factures et des pièces comptables et dépôt sur plate-forme.Échange avec le cabinet comptable et le siège SNPN pour la clôture des comptes.Participe aux saisies et contrôle d’inventaire, réalise les contrôles et les arrêtés de caisse.

Volet « gestion administrative du personnel »Renseigne les éléments de paie auprès du cabinet comptable, et contrôle les paies.Assure la gestion des avantages sociaux et des plans de formation.Gère et contrôle les fiches individuelles mensuelles de gestion du temps (calculs congés payés, heures supplémentaires).Contrôle le bon fonctionnement des déclarations sociales auprès de la MSA effectuées par le cabinet comptable.

Volet « secrétariat »Gestion du courrier (envoi, réception, archivage).Accueil téléphonique et prise de rendez-vous pour la direction.Appui à l’organisation des conseils de la réserve.

Volet « sécurité »Suit la révision du DUERP en collaboration avec la direction et l’équipe.Contrôle et assure le suivi de la mise en oeuvre des actions liées à la sécurité du personnel en collaboration avec la direction.

MISSIONS D’ACCUEIL DU PUBLIC ET VIE ASSOCIATIVEParticipe à l’accueil téléphonique et des visiteurs sur le site de la Capelière.Intervient en matière d’achats des produits, de gestion des stocks et des relations avec les fournisseurs en lien avec le responsable de l’accueil.Assure la gestion des abonnements/adhérents au niveau de la réserve.Participe à la communication des équipements d’accueil.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES
- Fonctionnement administratif et financier des structures privées (association, SARL) ;
- Règles budgétaires, comptables et fiscales s’appliquant aux structures privées - Règles et modalités de financements locales, régionales, nationales et européennes ;
- Expérience dans la gestion administrative et financière d’associations ;
- Codes et règlements (code des marchés publics, code du travail etc.) ;
- Outils de gestion budgétaire ;
- Gestion de la sécurité en entreprise.

Techniques
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques classiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet, etc.) et des logiciels comptables ;
- Capacité de concevoir et mettre en oeuvre des outils de gestion budgétaire et financière ;
- Bonne maitrise de l’anglais parlé.

Savoir-être : - Autonomie, rigueur et probité ;
- Capacités de planification et d’organisation ;
- Goût du travail en équipe, sens de la coopération et du partage de l’information ;
- Capacité d’écoute, discrétion ;
- Goût pour le contact avec le public.

Parcours / formation : Niveau BTS avec expérience

Expérience dans la gestion financière et administrative d’associations à vocation environnementale

Type d'emploi : CDI

Salaire : 1 700,00€ à 1 800,00€ par mois

Avantages:

- Horaires flexibles
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Travail