Secrétaire (H/F)

**1 - Le poste**

Le/La titulaire du poste occupera les fonctions de secrétaire au sein de l’Association. Il/Elle travaillera en lien avec l’équipe pédagogique.

Il est à pourvoir à temps plein en contrat à durée déterminée de 12 mois. A l’issue de ce CDD, le renouvellement du contrat ou l’évolution en CDI sera possible.

**2 - Missions**

**Gérer l’accueil global**
- Reçoit, renseigne et oriente vers les services ou les individus appropriés,
- Réponde aux questions en personne, par téléphone ou par courriel,
- Assure l’affichage,
- Participe à l’aménagement des salles et à l’installation du matériel informatique,
- Mets à jour et de suivre le tableau de bord d’occupation des salles,
- Gère la préparation et la réception des commandes,
- Est en appui du/de la régisseur.euse pour l'intendance du hangar de stockage et pour les ouvertures et fermetures des locaux

**Prendre en charge des taches de secrétariat courant**
- Gère des courriels entrants et sortants (redirections, réponses, suivi),
- Traite le courrier postal à l’arrivée et au départ,
- Met en œuvre des procédures administratives,
- Procède à la mise en forme de documents
- Prépare des dossiers et reproduire des documents,
- Participe à la préparation des évènements institutionnels,
- S’engage activement dans l’organisation générale de l’évènement (remise de diplômes, journées d’étude, jury, assemblée générale, regroupement associatif, réunions internes) : administratif et logistique,
- Apporter un soutien transversal aux différents secteurs

**Gestion administrative des apprenant.e.s**
- Utilise des progiciels et diverses interfaces (Pole emploi, Conseil Régional, DRIETS,)
- Est capable d’assurer le suivi administratif des dossiers des apprenants en formation,
- Traite les dossiers des formateurs occasionnels (constitution du dossier administratif, établissement de la DPAE et du contrat de travail)
- Traite des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité,
- Crée, utilise, met à jour des tableaux de bord de suivi et les partage
- Maintien le lien avec les employeurs et les différents financeurs,
- Participer à la préparation des admissions, des sélections et de la remise des diplômes

**3 - Compétences**
- Être ponctuel.le et avoir une aisance relationnelle
- Faire preuve de patience, de discrétion et de confidentialité
- Savoir travailler en équipe et avoir le sens de la continuité de service
- Avoir de réelles capacités rédactionnelles et organisationnelles.
- Etre rigoureux.euse, méthodique et respecter des procédures de travail.
- Etre capable de gérer l’ordre des priorités et d’anticiper
- Maîtriser les outils et logiciels de bureautique (à mínima word & excel), le traitement du courrier électronique, les techniques de secrétariat et de communication.
- Savoir travailler sur des plateformes et gérer une activité à partir d’un progiciel.
- Savoir collecter et traiter des données.
- Savoir faire preuve d’initiative et de réactivité.
- Etre capable de s’adapter rapidement.
- Etre force de proposition.

**4 - Profil**
- Etre titulaire d’un diplôme professionnel de niveau 4 (type bac pro), voir niveau 5 (type BTS).
- Avoir une expérience minimum de trois ans dans le secrétariat.
- Etre à l’aise dans le travail à partir de plateformes et de progiciel.
- Avoir une connaissance du monde associatif et/ou des Ceméa serait un plus.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : à partir de 2 190,75€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

- Secrétariat: 3 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel