Assistant de Copropriété

Nous recrutons nos futurs collaborateurs.

Dans le cadre de ses fonctions et sous la direction d’un gestionnaire de copropriété, le(a) salarié(e) sera chargé(e) de mettre en œuvre les décisions prises lors des assemblées générales et d’assister le gestionnaire dans la gestion courante d’un portefeuille dédié de copropriétés et notamment:

- Renseigner les copropriétaires et de manière générale tous les intervenants sur les immeubles dédiés
- Qualifier les demandes afin les traiter au maximum en première intention ou les planifier à l’intention des gestionnaires et en assurer le suivi
- Actualiser les carnets d’entretien des immeubles et résidences
- Organiser et gérer l'agenda des gestionnaires sur l’année complète
- Réceptionner, trier et traiter le courrier physique et électronique
- Faire les déclarations de sinistre, gérer les dossiers d’assurances et les dossiers contentieux
- Mandater les prestataires pour tout type d’intervention et en assurer le suivi jusqu’à réception : demandes de devis aux entreprises, envoyer les ordres de services, planifier et suivre les interventions techniques et veiller à leur bonne exécution en cas de réparations, travaux ou dépannages, vérifier et « baper » les factures

Vous avez, en outre, la responsabilité de la préparation des dossiers d'Assemblées Générales:

- Préparation et envoi des convocations après validation des gestionnaires
- Présence ponctuelle lors des assemblées générales complexes pour assistance des gestionnaires
- Rédaction et diffusion des procès-verbaux
- Mise en œuvre et suivi de l'exécution des décisions prises
- Gérer l’archivage des éléments annuels des copropriétés après clôtures des exercices

De manière générale assister l’équipe de gestionnaires pour toutes opérations techniques ou de gestion diversifiées relatives aux immeubles dont il aura la charge ainsi que le suivi relationnel avec les copropriétaires, les locataires et l’ensemble des prestataires ou partenaires du Cabinet

Une expérience réussie d'au moins 1 an sur un poste similaire est attendue

La maîtrise du logiciel ICS serait un plus

Type d'emploi : CDI

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Expérience:

- assistanat syndic: 1 an (Requis)

Lieu du poste : En présentiel