Assistant Administratif Et Opérationnel

HighCo, expert en data Marketing et Communication, recherche pour sa filiale HighCo Data un Assistant Administratif et Opérationnel F/H.

HighCo Data est la filiale du groupe HighCo experte en activation promotionnelle.

HighCo Data conçoit et déploie des solutions promotionnelles omnicanales innovantes pour accompagner les marques et les enseignes dans leurs problématiques de recrutement et de fidélisation.

Au sein de l'équipe « Gestion des Programmes Fidélité », l'Assistant Opérationnel et Administratif F/H est le support d'un ou plusieurs chefs de projets ou Responsables Opérationnels sur la mise en place et la gestion d'opérations promotionnelles (jeux, offres de remboursements, offres de couponing...).

Il/elle sera amené(e) à participer simultanément au montage et suivi de plusieurs projets clients. L'enjeu est d'assurer la qualité de la mise en oeuvre et la satisfaction et fidélisation des clients.

**Missions principales**:

- Accompagner les Chefs de projets et le Responsable Opérationnel dans la mise en place et le suivi des opérations
- Assurer la mise en place et le suivi d'opérations simples qui lui sont directement confiées

**Au niveau administratif**:

- Préparer les devis et enregistrer les opérations dans les outils internes
- Recueillir et centraliser les éléments nécessaires auprès du client les éléments nécessaires à la mise en place des offres et assurer les contrôles adéquats (supports de l'offre, BDD...)
- Préparer les dossiers (descriptif opérationnel, règlement de jeu, modalités...)
- Valider et contrôler les factures des prestataires internes ou externes
- Suivre la trésorerie des opérations et établir des devis complémentaires si nécessaire
- Réaliser la clôture des opérations et assurer l'archivage des dossiers

**Au niveau opérationnel**:

- Assurer le suivi de tâches opérationnelles et administratives en support des chefs de projets (création des offres dans l'ERP client
- Assurer le suivi des opérations simples en direct avec les clients et les partenaires (traitement de commandes, traitement de litiges, gestion de tirages au sort...)
- Suivre la qualité et le bon respect des plannings sur les missions qui lui sont confiées
- Elaborer et suivre des tableaux de bords (suivi de KPI, suivi des stocks...) et/ou assurer les contrôles de cohérence des reportings avant transmission au client
- Assurer la circulation de l'information et la communication interservices (créa/fab, comptabilité, production, informatique et logistique)
- S'informer et gérer les dossiers de manière efficace en allant chercher les éléments auprès de différents interlocuteurs.

**Le profil recherché**

**Compétences requises**:

- Maîtrise des logiciels bureautiques indispensable : plus particulièrement Excel (niveau intermédiaire), Outlook (niveau avancé) et Word
- Qualité d'expression écrite et orale
- Gestion administrative
- La maîtrise de l'anglais (à l'écrit principalement) serait un plus

**Aptitudes professionnelles**:

- Organisation (gestion de son temps et identification des priorités)
- Rigueur
- Aisance relationnelle, sens de l'écoute et du service
- Curiosité et esprit d'initiative

**Profil**

Minimum Bac +2 dans une formation en gestion ou marketing ou commerce.
- Une première expérience d'assistanat serait préférable
- Maitriser le Pack Office, notamment l'outil Excel.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : Télétravail hybride (13100 Aix-en-Provence Aix La Duranne)