Assistant Administratif

**Référence : AR2i[CST]-23Q2-AAd**

Lieu : Occitanie - Castres (81)

AR2i est un laboratoire de prestations de service analytique dans les domaines pharmaceutique et cosmétique. Etablissement pharmaceutique, nous accompagnons nos clients du développement analytique au contrôle libératoire des produits.

Dans le cadre d’une création d’activités, sur un nouveau site industriel, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve), afin d’assurer la gestion et la réalisation des activités administratives du site en lien avec les différentes unités opérationnelles, et d’assurer le relai opérationnel sur site des structures centrales du groupe.

**Missions**:
Rattaché(e) au Directeur d’Etablissement, vous serez en charge, dans le respect des contraintes règlementaires propres au secteur pharmaceutique, et en se conformant aux règles d’hygiène, de sécurité et d’Assurance Qualité en vigueur sur le site:
**Activités liées à l’accueil et au secrétariat**:

- d’assurer l’accueil et le suivi des clients, des prestataires et des visiteurs en prenant en charge les actions logistiques nécessaires à leur présence sur site (traçabilité des visites, remise des badges, rappel des consignes de sécurité sur site, contact des correspondants, restauration, transport,) ;
- d’assurer l’accueil des livraisons et les orienter vers les bons interlocuteurs ;
- de prendre en charge la gestion du courrier entrant et sortant ;
- d’assurer l’accueil téléphonique, et de réorienter les appels vers les destinataires ;
- de gérer l’organisation des visites et des déplacements, notamment sur la dimension logistique ;
- d’assurer la collecte et la mise en forme des éléments de suivi d’activité en Comités de Direction ;
- de prendre en charge la communication interne liée au fonctionnement du site ;
- d’organiser des réunions internes ou externes ;
- d’assurer si nécessaire la rédaction, la mise en forme et la diffusion de documents et comptes rendus de réunions ;
- de compléter et mettre en forme des indicateurs propres à ses activités.

**Activités liées aux Services Généraux du site**:

- d’organiser et gérer la documentation administrative, juridique et réglementaire du site (contrats, autorisations, agréments,) en termes de centralisation, de classement et d’archivage ;
- d’assurer le suivi et le maintien en bon état des espaces, locaux et installations partagées, ainsi que le bon fonctionnement des équipements associés en lien avec les services techniques ;
- de gérer les stocks de consommables associés ;
- de prendre en charge la collecte des besoins, réaliser les commandes et assurer la gestion des stocks des fournitures administratives et informatiques ;
- de prendre en charge, l’établissement des cahiers des charges en vue d’appels d’offres et gérer les contrats des prestataires/fournisseurs afférents ;
- d’assurer la gestion (coordonner, suivre et documenter) des activités de prestation de service ;
- d’assurer un suivi de la facturation des approvisionnements nécessaires aux Services Généraux du site ;
- d’organiser et de gérer l’archivage de la documentation administrative.

**Être le relais entre l’équipe finance Groupe et la Direction du site**
- d’assurer la collecte, le classement et l’archivage des pièces comptables en interface avec le service comptabilité groupe ;
- de supporter la préparation des échéances budgétaires (établissement des suivis de l’exercice en cours et du prévisionnel prospectif) ; et mettre à jour les éléments financiers de la présentation budgétaire.

**Être le relais entre les Ressources Humaines Groupe et les unités opérationnelles du site**
- d’assurer la gestion administrative du personnel au quotidien (présences sur site, relevés d’heures, demandes et suivi des congés / récupérations / absences diverses, déplacements,) ;
- d’assurer l’accueil des nouveaux arrivants / stagiaires en mettant en œuvre les actions nécessaires à leur intégration ;
- de prendre en charge le suivi des effectifs et la mise à jour des organigrammes ;
- d’assurer le suivi de la mise à jour des descriptions de fonction des fiches de poste ;
- de gérer et suivre les plans de formation du personnel ;
- de gérer et archiver les dossiers du personnel.

**Dimensionnement du poste**
- Création d’une activité industrielle à fort niveau de technicité et dans des domaines scientifiques de pointe.
- Environnement réglementé nécessitant une forte traçabilité des opérations.
- Représentation de la Direction au travers de la mission d’accueil.
- Interactions avec la Direction Administrative et Financière et avec la Direction des Ressources Humaines du Groupe.

**Profil**:
Technicien(ne) titulaire d’un Bac+2/3 en gestion administrative (ou équivalent), avec une première expérience réussie dans un poste équivalent, vous maîtrisez les aspects de